Visualizzare la cronologia dei fax inviati e ricevuti
I risultati di trasmissione e ricezione possono essere verificati nei registri. È anche possibile configurare la macchina in modo da inviare il risultato della trasmissione sotto forma di file CSV all'indirizzo e-mail dell'amministratore.
È possibile controllare i risultati di trasmissione e ricezione dei fax dal pannello di controllo e anche sul display del computer.
Visualizzazione del risultato di trasmissione dei fax inviati
Stampa dei registri
Le voci di registro vengono stampate automaticamente ogni 50 trasmissioni e ricezioni. Se si desidera controllare il rapporto immediatamente, stamparlo manualmente.
Premere [Fax] nella schermata Home.
Premere [Stato lavoro] nella schermata della funzione Fax.
Premere [Stampa voci], quindi selezionare il metodo di stampa.
Tutti
Selezionarlo per stampare i risultati di comunicazione che non sono ancora stati stampati tra gli ultimi 50 risultati. Per controllare la cronologia di trasmissione/ricezione prima degli ultimi 50 risultati, controllare i registri che sono stati stampati automaticamente oppure utilizzare [Stampa per nr. file], [Stampa per utente], o [Specifica periodo da stampare].
Stampa per numero file
Selezionarlo per stampare i risultati di comunicazione del numero file specificato. Inserire le quattro cifre del numero file, quindi premere [Stampa].
Stampa per utente
Selezionarlo per stampare i risultati di comunicazione azioni per singolo mittente. Specificare il mittente di cui stampare i risultati di comunicazione, quindi premere [Stampa]. Stampa i risultati di trasmissione e ricezione del mittente specificato presenti negli ultimi 1.000 risultati.
Specifica periodo da stampare
Selezionarlo per stampare i risultati di comunicazione relativi al periodo specificato. Specificare il periodo inserendo le date di inizio e fine o selezionandole dal calendario visualizzato a schermo, quindi premere [Stampa]. Stampa un massimo di 1.000 risultati di trasmissione e ricezione per il periodo specificato.
Quando si imposta [Communication Record Email for Administrator] su [Send], i registri non vengono stampati automaticamente.
Contenuto dei registri
Data e ora di stampa
Indica la data e l'ora in cui il rapporto viene stampato.
Apparecchio ricevente
Quando si invia un fax
Indica il numero di fax immesso manualmente o il nome registrato nella rubrica.
Quando si riceve un fax
Mostra il nome del mittente (per visualizzazione) o il numero di fax del mittente registrati sul dispositivo del mittente.
Quando si invia o si riceve un IP-Fax
In caso di invio di un IP-Fax, indica la destinazione IP-Fax immessa manualmente o il nome registrato nella rubrica. In caso di ricezione di un IP-Fax, mostra la voce nello stesso modo della destinazione fax.
Quando si invia un Internet Fax o e-mail
Indica l'indirizzo e-mail immesso manualmente o il nome registrato nella rubrica.
Mostra l'indirizzo e-mail di destinazione o il nome della destinazione seguito dal numero delle destinazioni specificate per la trasmissione broadcast.
"--LAN-Fax -->" indica il risultato della trasmissione da un computer alla macchina. Per il risultato di trasmissione alla destinazione, consultare la colonna "Risultato" dello stesso numero file.
Quando si riceve un Internet Fax o e-mail
Mostra l'indirizzo e-mail (destinazione Internet Fax) del mittente.
In caso di invio a cartella
Indica il nome registrato nella rubrica.
Testata fax programmata
Mostra le informazioni registrate in [Proprio nome].
Nome utente
Indica il nome utente di login o il nome del mittente specificato al momento della trasmissione.
Risultato
Indica il risultato di trasmissione.
"OK" viene mostrato se tutte le pagine sono state trasmesse o ricevute correttamente. Quando viene specificata la funzione [Notifica ricezione] mentre si invia un Internet Fax, indica che la macchina ha ricevuto l'e-mail di conferma della ricezione. "+" viene mostrato quando la distribuzione del documento ricevuto è stata completata correttamente.
"Errore" viene mostrato quando:
La trasmissione o la ricezione non possono essere completate correttamente.
Viene ricevuto un fax in un formato che non può essere stampato sulla macchina.
Il file JPEG/PDF allegato a una e-mail non può essere stampato in seguito a un errore di autenticazione o un errore dati.
"--" viene mostrato quando il documento Internet Fax o l'e-mail è stata inviata al server di posta registrato sulla macchina. Se si utilizza la funzione LAN-Fax, indica che i dati inviati da un computer sono stati ricevuti dalla macchina. Non indica però se il messaggio è stato recapitato.
"Interruzione alimentazione" viene mostrato in caso di interruzione dell'alimentazione durante la trasmissione o ricezione. Non tutti i documenti potrebbero essere stati trasmessi.
Note esplicative delle lettere e dei simboli presenti nella colonna Modo di comunicazione
Mostra il significato delle lettere e dei simboli presenti nella colonna "Modo di comunicazione".
In caso di ricezione di una e-mail con un file allegato, "P.1" viene mostrato nella colonna relativa al numero di pagine ed "S" nella colonna relativa al modo di comunicazione a prescindere dall'effettivo numero di pagine o dalla risoluzione del file.
Ricezione del risultato di trasmissione tramite e-mail (Tipo di schermata Impostazioni: Standard)
La macchina invia un file in formato CSV contenente i risultati della trasmissione ogni 50 trasmissioni e ricezioni effettuate. Le voci del registrato vengono stampate automaticamente se è attivata la funzione di invio per e-mail dei risultati della trasmissione.
Un oggetto che comincia con "Voci" viene apposto a una e-mail contenente le voci.
Il file CSV viene inviato all'indirizzo e-mail specificato in [Indirizzo e-mail amministratore] in [Impostazioni di Sistema]. Per attivare l'invio per e-mail dei risultati della trasmissione, specificare anticipatamente [Indirizzo e-mail amministratore].
Le voci di registro vengono stampate quando l'invio per e-mail dei risultati di trasmissione non è andato a buon fine.
Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.
Premere [Impostazioni Fax] nella schermata Impostazioni.
Premere [Impostazioni iniziali dettagliate]
[Impostazioni e-mail notifica] per visualizzare la schermata Impostazioni e-mail notifica.
Selezionare [Invia] per [E-mail voci comunicazione per amministratore].
Per macchine dotate di RICOH Always Current Technology v1.2, è possibile selezionare [Every 50], [Every 200] o [Every 1000] per [The Number of Stored Logs to Send in Notification].
Premere [OK].
Al termine della procedura, premere [Home] (
).
Ricezione del risultato di trasmissione tramite e-mail (Tipo di schermata Impostazioni: Classic)
La macchina invia un file in formato CSV contenente i risultati della trasmissione ogni 50 trasmissioni e ricezioni effettuate. Le voci del registrato vengono stampate automaticamente se è attivata la funzione di invio per e-mail dei risultati della trasmissione.
Un oggetto che comincia con "Voci" viene apposto a una e-mail contenente le voci.
Il file CSV viene inviato all'indirizzo e-mail specificato in [Indirizzo e-mail amministratore] in [Impostazioni di Sistema]. Per attivare l'invio per e-mail dei risultati della trasmissione, specificare anticipatamente [Indirizzo e-mail amministratore].
Le voci di registro vengono stampate quando l'invio per e-mail dei risultati di trasmissione non è andato a buon fine.
Premere [Impostazioni] sulla schermata Home.
Premere [Funzioni macchina] nella schermata delle impostazioni.
Premere [Impostazioni Fax][Impostazioni iniziali][Impostazione parametri] per visualizzare la schermata delle operazioni switch.
Premere numero switch [21] numero bit [4], quindi impostare il valore corrente su "1".
Premere [Esci].
Al termine della procedura, premere [Home] ().
Lettura del file CSV sul risultato di trasmissione
Il nome del file CSV è "GIORNALE+AnnoMeseGiornoOraMinuto.csv".
Ora
Indica l'ora di inizio della trasmissione/ricezione.
Destinazione/Mittente
Indica il nome della destinazione/mittente della comunicazione effettuata.
Tipo linea/Altri modi
Indica il tipo di linea o il modo di comunicazione.
Ora trasmissione/Ora ricezione
Mostra il tempo trascorso durante la trasmissione o la ricezione. "**'**"" viene stampato se la durata supera 99 minuti e 59 secondi.
Pagina(e)
Indica il numero di pagine trasmesse o ricevute. "P ***" viene stampato se il numero di pagine è superiore a 99.
Risultato
Indica il risultato della trasmissione o della ricezione.
"OK" viene mostrato se tutte le pagine sono state trasmesse o ricevute correttamente. Quando viene specificata la funzione [Notifica ricezione] mentre si invia un Internet Fax, indica che la macchina ha ricevuto l'e-mail di conferma della ricezione.
"E" viene mostrato se la trasmissione o la ricezione non sono state completate correttamente. Appare anche nell'e-mail di conferma della ricezione se l'e-mail non è stata ricevuta correttamente.
"--" viene mostrato quando il documento Internet Fax o l'e-mail è stata inviata al server di posta registrato sulla macchina. Non indica però se il messaggio è stato recapitato.
"D" viene mostrato se l'alimentazione è stata interrotta durante la comunicazione. Non tutti i documenti potrebbero essere stati trasmessi.
Viene mostrato il costo della comunicazione.
Nome utente
Mostra il nome del mittente.
Nr. file
Mostra il numero di controllo assegnato al documento.