De geschiedenis van verzonden en ontvangen faxen bekijken
De verzend- en ontvangstresultaten kunnen worden bevestigd in Records. U kunt het apparaat ook instellen om de verzendresultaten als CSV-bestand te versturen naar het e-mailadres van de administrator.
Dit apparaat slaat geen verzonden CSV-bestanden op. Het wordt aanbevolen dat u het e-mailadres van de beheerder extra controleert voordat u het journaal stuurt. Als het e-mailadres van de beheerder niet correct is, kan uw belangrijke journaal verloren raken. Verzonden CSV-bestanden blijven niet bewaard op het faxapparaat.
U kunt de verzend- en ontvangstresultaten controleren op het bedieningspaneel en ook op het scherm van een computer.
Afdrukrecords
Records worden automatisch afgedrukt voor elke 50 verzendingen en ontvangsten die worden uitgevoerd. Wanneer u het rapport direct wilt controleren kunt u het rapport handmatig afdrukken.
Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen wordt het journaal niet automatisch afgedrukt.
Druk op [Fax] op het Home-scherm.
Druk op [Taakstatus] op het faxscherm.
Druk op [Records afdrukken] en selecteer de afdrukmethode.
Alles
Selecteer dit om de communicatieresultaten af te drukken die nog niet bij de laatste 50 resultaten zijn afgedrukt. Om de verzend- en ontvangstgeschiedenis van vóór de laatste 50 resultaten te controleren, kunt u de records controleren die automatisch zijn afgedrukt of gebruikmaken van [Afdrukken per bestandsnummer], [Afdruk per gebruiker], of [Opgegeven afdrukperiode].
Afdrukken per bestandsnummer
Selecteer dit om het communicatieresultaat van het opgegeven documentnummer af te drukken. Voer het viercijferige documentnummer in en druk op [Afdrukken].
Afdruk per gebruiker
Selecteer dit om de communicatieresultaten per afzender af te drukken. Geef de afzender op waarvan u de communicatieresultaten wilt afdrukken, en druk op [Afdrukken]. Drukt de verzend- en ontvangstresultaten voor de opgegeven gebruiker af vanuit de 1000 meest recente resultaten.
Opgegeven afdrukperiode
Selecteer dit om de communicatieresultaten af te drukken die zijn uitgevoerd binnen de opgegeven periode. Geef de periode op door de begin- en einddatum in te voeren of uw keuze te maken uit de kalender die wordt weergegeven op het scherm, en druk op [Afdrukken]. Drukt tot 1000 verzend- en ontvangstresultaten af voor de opgegeven periode vanuit het totale aantal resultaten.
De records lezen
Datum en tijd van afdrukken
Hier wordt de datum en tijd weergegeven waarop het rapport is afgedrukt.
Ontvanger
Bij het versturen van een fax
Hier wordt het handmatig ingevoerde faxnummer weergegeven of de naam die is geregistreerd in het adresboek.
Bij het ontvangen van een fax
Hier wordt de naam van de afzender (voor weergave) weergegeven of het faxnummer van de afzender dat geregistreerd staat in het apparaat van de afzender.
Bij het versturen of ontvangen van een IP-fax
Hier wordt de handmatig ingevoerde IP-faxbestemming weergegeven of de naam die geregistreerd staat in het adresboek bij het versturen van een IP-fax. Wordt op dezelfde manier weergegeven als de faxbestemming bij ontvangst van een IP-fax.
Bij het versturen van een e-mail of internetfax
Hier wordt het handmatig ingevoerde e-mailadres weergegeven of de naam die is geregistreerd in het adresboek.
Hier wordt het e-mailadres of de naam van de bestemming weergegeven, gevolgd door het aantal bestemmingen dat is opgegeven voor de broadcastverzending.
"--LAN-Fax -->" geeft het verzendresultaat van een computer naar het apparaat aan. Voor het resultaat van de verzending naar de bestemming, zie de kolom "Resultaat" van hetzelfde documentnummer.
Bij het ontvangen van een e-mail of internetfax
Hier wordt het e-mailadres (internetfaxbestemming) van de afzender weergegeven.
Bij verzending naar een map
Hier wordt de naam weergegeven die is geregistreerd in het adresboek.
Geprogrammeerde faxkoptekst
Hier wordt de naam weergegeven die is geregistreerd bij [Eigen naam].
Gebruikersnaam
Hier wordt de login-gebruikersnaam weergegeven of de naam van de afzender die is opgegeven bij het verzenden.
Resultaat
Hier wordt het verzendresultaat weergegeven.
"OK" wordt weergegeven wanneer alle pagina's van een fax op de juiste manier zijn ontvangen of verzonden. Wanneer [Ontvangstbevestiging] is opgegeven bij het verzenden van de internetfax, toont dit aan dat het apparaat de ontvangstbevestiging per e-mail heeft ontvangen. "+" wordt weergegeven wanneer de distributie van het ontvangen document op de juiste manier is voltooid.
"Fout" wordt weergegeven als:
Het verzenden of ontvangen niet correct kan worden voltooid.
Een bestand in een formaat dat niet kan worden afgedrukt wordt ontvangen op het apparaat.
Het JPEG/PDF-bestand dat aan een e-mail is aangehecht niet kan worden afgedrukt vanwege een authenticatiefout of gegevensfout.
"--" wordt weergegeven wanneer de internetfax of e-mail die is verzonden naar de mailserver is geregistreerd op het apparaat. In geval van een LAN-fax geeft dit aan dat de gegevens die vanaf een computer zijn verzonden door het apparaat zijn ontvangen. Het geeft niet aan of het bericht is ontvangen op de bestemming.
"Stroomstoring" wordt weergegeven wanneer de stroom van het apparaat werd uitgeschakeld terwijl het bezig was met verzenden of ontvangen. Er is mogelijk een document achtergebleven dat niet kon worden verzonden.
Verklarende opmerkingen bij de letters en symbolen in de kolom Communicatiemodus
Hier wordt de betekenis uitgelegd van de letters en symbolen die getoond worden in de kolom "Communicatiemodus".
Wanneer u een e-mail met een bijgevoegd bestand ontvangt, wordt "P.1" weergegeven in de kolom voor het aantal pagina's en wordt "S" weergegeven in de kolom "communicatiemodus", ongeacht het werkelijke aantal pagina's of de resolutie in het bestand.
Verzendresultaten per e-mail ontvangen
Het apparaat verstuurt voor elke 50 uitgevoerde verzendingen of ontvangsten een CSV-bestand met de verzendresultaten. Records worden automatisch afgedrukt wanneer het verzendresultaat per e-mail is ingeschakeld.
Een onderwerp dat beging met "Records" wordt gebruikt bij een e-mail met de Records.
Het CSV-bestand wordt verstuurd naar het e-mailadres dat is opgegeven bij [E-mailadres beheerder] onder [Systeeminstellingen]. Om het verzendresultaat per e-mail in te schakelen, moet u van tevoren het [E-mailadres beheerder] opgeven.
Er worden records afgedrukt wanneer het versturen van de verzendresultaten per e-mail is mislukt.
Druk op [Instellingen] in het Home-scherm.
Druk op [Faxeigenschappen] op het scherm Instellingen.
Druk op [Gedetailleerde initiële instellingen]
[Instellingen meldingse-mail] om het scherm Instellingen meldingse-mail te openen.
Selecteer [Verzenden] bij [E-mailadres communicatierecords beheerder].
Voor apparaten met RICOH Always Current Technology v1. 2 kunt u [Elke 50], [Elke 200] of [Elke 1000] selecteren voor [Het aantal opgeslagen logboeken om te verzenden in melding].
Druk op [OK].
Druk op [Home] (
) nadat u de instellingen heeft opgegeven.
Het verzendresultaat in CSV-bestand lezen
De bestandsnaam van het CSV-bestand is "RECORDS+JaarMaandDagUurMinuut.csv".
Tijd
Hier wordt het tijdstip weergegeven waarop de verzending/ontvangst begon.
Bestemming/afzender
Hier wordt de naam van de bestemming/afzender van de uitgevoerde communicatie weergegeven.
Lijntype/Andere modussen
Hier wordt het lijntype of de communicatiemodus weergegeven.
TXtime/RXtime
Hier wordt aangegeven hoeveel tijd de verzending of ontvangst in beslag heeft genomen. "**'**"" wordt afgedrukt wanneer het langer heeft geduurd dan 99 minuten en 59 seconden.
Pagina's
Hier wordt het aantal ontvangen of verzonden pagina's weergegeven. "p ***" wordt weergegeven wanneer het aantal pagina's groter is dan 999.
Resultaat
Hier wordt het resultaat van verzending of ontvangst weergegeven.
"OK" wordt weergegeven wanneer alle pagina's van een fax op de juiste manier zijn ontvangen of verzonden. Wanneer [Ontvangstbevestiging] is opgegeven bij het verzenden van de internetfax, toont dit aan dat het apparaat de ontvangstbevestiging per e-mail heeft ontvangen.
"E" wordt weergegeven wanneer de verzending of ontvangst niet goed kon worden voltooid. Dit wordt ook weergegeven in de e-mail van ontvangstbevestiging wanneer de e-mail niet goed kon worden ontvangen.
"--" wordt weergegeven wanneer de internetfax of e-mail die is verzonden naar de mailserver is geregistreerd op het apparaat. Het geeft niet aan of het bericht is ontvangen op de bestemming.
"D" wordt weergegeven wanneer de stroom van het apparaat onderbroken werd terwijl er communicatie werd uitgevoerd. Er is mogelijk een document achtergebleven dat niet kon worden verzonden.
De communicatiekosten (Kosten) worden nu weergegeven.
Gebruikersnaam
Hier wordt de naam van de afzender weergegeven.
Bestandsnummer
Hier wordt het controlenummer weergegeven dat is toegewezen aan het document.