Preventing Information Leaks
การรั่วไหลของข้อมูลอาจเกิดจากการสูญเสียเอกสารหรือข้อมูล หรือจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งข้อมูลในเครื่องจะมีความปลอดภัยมากขึ้น โดยการจัดการกับปัญหาดังต่อไปนี้ และส่งเสริมให้ผู้ใช้ตระหนักถึงการจัดการไฟล์อย่างเหมาะสม
การจำกัดการเข้าถึง Address Book
จำกัดวิธีการระบุปลายทางในการส่งแฟกซ์หรือสแกน เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลไปยังปลายทางที่ไม่ถูกต้อง
การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลจากการส่งข้อมูลไปยังปลายทางที่ไม่ถูกต้อง
การจำกัดการใช้งานช่องเสียบอุปกรณ์
ปิดใช้งานการจัดเก็บข้อมูลผ่านพอร์ต USB และช่องเสียบ SD Card ที่ด้านข้างของแผงควบคุม เพื่อหลีกเลี่ยงการรั่วไหลของข้อมูล
การระบุฟังก์ชันเพื่อหลีกเลี่ยงการวางเอกสารทิ้งไว้ที่ตัวเครื่อง หรือการถ่ายเอกสารที่ไม่ได้รับอนุญาต
เพื่อหลีกเลี่ยงการทิ้งเอกสารที่พิมพ์ไว้ที่ตัวเครื่อง ให้ระบุชื่อผู้ใช้ที่ทำการพิมพ์ลงบนกระดาษที่พิมพ์ออกมา หรือใช้แผงควบคุมเพื่อสั่งพิมพ์
รวมถึงระบุให้เครื่องพิมพ์ข้อความแฝง เพื่อแจ้งเตือนถึงการถ่ายเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตด้วย
การเข้ารหัสข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ หรือการลบข้อมูลโดยการเขียนทับ
เครื่องจะจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารและผู้ใช้ใน Address Book ไว้ในฮาร์ดดิสก์ของเครื่อง โดยสามารถเข้ารหัสข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ หรือลบข้อมูลชั่วคราวได้โดยการเขียนทับ เพื่อหลีกเลี่ยงการกู้คืนข้อมูล
การเข้ารหัสเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเมื่อเครื่องถูกขโมยหรือทิ้ง
โปรดดูหัวข้อต่อไปนี้เกี่ยวกับวิธีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลด้วย:
การควบคุมการเข้าถึงเว็บไซต์ที่ไม่น่าเชื่อถือจาก Control Panel
การจำกัดการใช้งานเครื่องของวิศวกรผู้ให้บริการเมื่อไม่ได้อยู่ในความควบคุมของผู้ดูแลเครื่อง
การกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับเอกสารที่บันทึกในเซิร์ฟเวอร์เอกสาร