คู่มือการใช้งานและบำรุงรักษาเครื่อง (User Guide)IM C2000/C2500/C3000/C3500/C4500/C5500/C6000 series

การเข้ารหัสเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเมื่อเครื่องถูกขโมยหรือทิ้ง

สามารถป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้โดยการเข้ารหัสข้อมูลที่อยู่ในฮาร์ดดิสก์ของเครื่อง แม้ว่าอุปกรณ์หน่วยความจำจะถูกขโมย หรือเมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องใหม่ หรือเมื่อทิ้งเครื่องก็ตาม

การเข้ารหัสข้อมูลในฮาร์ดดิสก์

การเข้ารหัสเป็นวิธีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ โปรดเก็บรักษาคีย์การเข้ารหัส (Encryption Key) ไว้ให้ปลอดภัย เพื่อใช้ในการถอดรหัส โดยพิมพ์ลงบนกระดาษ หรือบันทึกลงใน SD Card

การเขียนทับข้อมูลเพื่อป้องกันการกู้คืน

สามารถลบข้อมูลที่ไม่ต้องการให้กู้คืนได้ โดยฟังก์ชัน Auto Erase Memory จะลบข้อมูลชั่วคราวที่จัดเก็บไว้ในเครื่องเมื่อถ่ายเอกสารหรือพิมพ์ และฟังก์ชัน Erase All Memory จะลบข้อมูลทั้งหมดในฮาร์ดดิสก์ และล้างฮาร์ดดิสก์ใหม่

การเปลี่ยน HDD Authentication Code

ตัวเลือก Enhanced Security HDD ที่ติดมากับตัวเครื่องจะช่วยป้องกันมิให้ฮาร์ดดิสก์ถูกโจมตี

ฟังก์ชันการเข้ารหัสด้วยตัวเองซึ่งมาพร้อมกับตัวเลือก Enhanced Security HDD Option จะทำการเข้ารหัสข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง นอกจากนี้ Enhanced Security HDD Option ยังสามารถยืนยันตัวตนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออยู่กับ HDD ได้ตาม Authentication Code อีกด้วย ฟังก์ชันนี้จะช่วยป้องกันมิให้ข้อมูลใน HDD ถูกถอดรหัส ตราบใดที่ไม่มีใครรู้ HDD Authentication Code แม้ว่าจะมีการถอดฮาร์ดดิสก์ออกและเชื่อมต่อเข้ากับตัววิเคราะห์ก็ตาม

การเข้ารหัสลับข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: มาตรฐาน)

ข้อควรปฏิบัติ

  • เก็บ SD Card และอุปกรณ์บันทึกข้อมูลแบบ USB ให้พ้นมือเด็ก หากเด็กกลืน SD Card หรืออุปกรณ์บันทึกข้อมูลแบบ USB เข้าไป ให้นำเด็กส่งโรงพยาบาลโดยทันที

สามารถเข้ารหัสข้อมูลใน Address Book ข้อมูลการยืนยันตัวตน และเอกสารที่จัดเก็บไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้ ในกรณีที่ฮาร์ดดิสก์ถูกถอดออกจากเครื่อง

ทันทีที่เปิดใช้งานการเข้ารหัส ข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฮาร์ดดิสก์จะถูกเข้ารหัสทั้งหมด

เครื่องนี้ใช้วิธีการเข้ารหัสแบบ AES-256

สิ่งสำคัญ

  • ขณะที่เครื่องกำลังเข้ารหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือยกเลิกการเข้ารหัส จะไม่สามารถใช้งานเครื่องได้

  • ห้ามปิดเครื่องขณะที่เครื่องกำลังเข้ารหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือยกเลิกการเข้ารหัส มิฉะนั้นฮาร์ดดิสก์อาจเสียหาย และอาจทำให้ข้อมูลทั้งหมดไม่สามารถใช้งานได้

  • กระบวนการเข้ารหัสจะใช้เวลาหลายชั่วโมง ทันทีที่เริ่มทำการเข้ารหัส จะไม่สามารถหยุดการทำงานได้

  • Encryption Key เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการกู้คืนหรือการถ่ายโอนข้อมูลไปยังเครื่องอื่น โปรดเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย โดยพิมพ์ลงบนกระดาษ หรือบันทึกลงใน SD Card

  • ในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังเครื่องอื่น จำเป็นจะต้องถอดรหัสข้อมูลที่เข้ารหัสก่อน เมื่อต้องการถ่ายโอนข้อมูล โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

  • หากกำหนดให้เครื่องใช้งานทั้งฟังก์ชัน Erase All Memory และฟังก์ชันการเข้ารหัส เครื่องจะดำเนินฟังก์ชัน Erase All Memory ก่อน โดยการเข้ารหัสจะเริ่มต้นหลังจากฟังก์ชัน Erase All Memory ทำงานเสร็จเรียบร้อย และรีสตาร์ทเครื่องเรียบร้อยแล้ว

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

การเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบ

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [การตั้งค่าระบบ]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการไฟล์][การตั้งค่าการเข้ารหัสข้อมูลเครื่อง]

5กด [เข้ารหัส]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • เมื่อข้อมูลถูกเข้ารหัสแล้ว จะสามารถถอดรหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือทำการแบ็กอัปข้อมูลได้

    • อัปเดตคีย์การเข้ารหัส: เข้ารหัสข้อมูลและสร้างคีย์การเข้ารหัสใหม่

    • ยกเลิกการเข้ารหัส: ยกเลิกการเข้ารหัสข้อมูล

    • สำรองคีย์การเข้ารหัส: ทำการสำรองข้อมูลคีย์การเข้ารหัส โดยการตั้งค่าการเข้ารหัสจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ไปยังขั้นตอนที่ 7 ต่อไป

6เลือก [ข้อมูลทั้งหมด], [ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น] หรือ [ฟอร์แมตข้อมูลทั้งหมด] เพื่อเข้ารหัสข้อมูล

เครื่องจะไม่ใช้การตั้งค่าเริ่มต้น ไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกใดก็ตาม

เมื่อใช้แอปพลิเคชันที่เป็น Embedded Software Architecture ให้เลือก [ข้อมูลทั้งหมด] หรือ [ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น]

  • ข้อมูลทั้งหมด: เข้ารหัสข้อมูลทั้งหมด

  • ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น: เข้ารหัสและลบข้อมูลดังต่อไปนี้:

    • ข้อมูลที่ถูกเข้ารหัส

      โปรแกรม/log ของแอปพลิเคชัน Embedded Software Architecture, Address Book, ฟอนต์ที่บันทึกไว้, job logs, access logs, ภาพสำเนา thumbnail ที่บันทึกไว้, อีเมลที่ส่ง/ที่ได้รับ, เอกสารที่ถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์สำหรับจัดการเอกสาร, ไฟล์ที่ได้รับจาก Mail to Print, งานพิมพ์ที่พักไว้ (spooled jobs)

    • ข้อมูลที่ถูกลบ

      เอกสารที่จัดเก็บไว้ (เอกสารใน Document Server, เอกสาร Locked Print/Sample Print/Stored Print/Hold Print, เอกสารแฟกซ์ที่ได้รับ) และข้อมูลที่บันทึกไว้ (ตราประทับ/แบบฟอร์ม)

  • ฟอร์แมตข้อมูลทั้งหมด: ลบข้อมูลทั้งหมดโดยไม่เข้ารหัส ข้อมูล NVRAM (หน่วยความจำที่คงอยู่แม้ว่าจะปิดเครื่อง) จะไม่ถูกลบ (ล้าง)

7เลือกตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บ Encryption Key

  • บันทึกลง SD Card: บันทึก Encryption Key ลงใน SD Card เสียบ SD Card ที่ช่องเสียบอุปกรณ์ จากนั้นกด [บันทึกลง SD Card][ตกลง]

    ภาพประกอบการใส่การ์ด SD
  • พิมพ์บนกระดาษ: พิมพ์ Encryption Key ลงบนกระดาษ กด [พิมพ์บนกระดาษ][พิมพ์]

8กด [OK]

9เมื่อกล่องข้อความยืนยันแสดงขึ้น กด [ออก]

10กด [หน้า Home] (Operation panel screen illustration) และออกจากระบบของเครื่อง

11ปิดเครื่องแล้วเปิดใหม่

เมื่อเปิดเครื่องแล้ว เครื่องจะเริ่มการแปลงข้อมูลในหน่วยความจำ ให้รอจนกว่าข้อความ "Memory conversion complete. Turn the main power switch off." จะแสดงขึ้น จากนั้นให้ปิดเครื่องอีกครั้ง

การระบุการลบหน่วยความจำอัตโนมัติ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: มาตรฐาน)

สามารถเขียนทับและลบข้อมูลชั่วคราวที่จัดเก็บไว้ในเครื่องเมื่อใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ได้

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

การเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบ

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [การตั้งค่าระบบ]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการข้อมูล][การตั้งค่าการลบหน่วยความจำอัตโนมัติ]

5สำหรับรายการด้านข้าง การตั้งค่าการลบหน่วยความจำอัตโนมัติ เลือก [เปิด] จากนั้นเลือกวิธีลบ

วิธีการลบตามค่าตั้งต้นคือ [ตัวเลขแบบสุ่ม] และจำนวนการเขียนทับตามค่าเริ่มต้นคือ [3]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • NSA*1: เขียนทับข้อมูลสองครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม และหนึ่งครั้งด้วยเลขศูนย์

  • DoD*2: เขียนทับข้อมูลด้วยตัวเลขแบบสุ่ม ต่อด้วยคอมพลีเมนต์ ต่อด้วยตัวเลขแบบสุ่มอีกชุดหนึ่ง จากนั้นยืนยันความถูกต้องของข้อมูล

  • ตัวเลขแบบสุ่ม: เขียนทับข้อมูลหลายครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม เลือกจำนวนครั้งในการเขียนทับข้อมูลตั้งแต่ 1-9 ครั้ง

*1 National Security Agency (U.S.A)

*2 Department of Defense (U.S.A)

6กด [OK]

7กด [หน้า Home] (Operation panel screen illustration) และออกจากระบบของเครื่อง

การตรวจสอบสถานะการเขียนทับข้อมูลบนแผงควบคุม

เมื่อเปิดใช้งาน Auto Erase Memory ไอคอน Data Overwrite จะแสดงที่ด้านล่างขวาของหน้าจอแผงควบคุม เพื่อระบุสถานะของข้อมูลที่ไม่ได้ถูกเขียนทับ

สิ่งสำคัญ

  • เครื่องจะไม่เข้าสู่ Sleep Mode ขณะที่เครื่องกำลังเขียนทับข้อมูลอยู่ โดยเมื่อเครื่องเขียนทับข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว เครื่องจึงจะเข้าสู่ Sleep Mode

  • ห้ามปิดเครื่องขณะที่เครื่องกำลังเขียนทับข้อมูลอยู่ ให้ตรวจสอบสถานะของข้อมูลที่มีไอคอน Data Overwrite บนหน้าจอแผงควบคุม

  • ไอคอน Data Overwrite จะเป็น "Clear" เมื่อมีงานพิมพ์แบบ Sample Print/Locked Print/Hold Print/Stored Print

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

มีข้อมูลที่กำลังจะเขียนทับอยู่

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเมื่อมีข้อมูลที่กำลังจะเขียนทับ และจะกะพริบในขณะที่มีการเขียนทับ

การเขียนทับจะเริ่มขึ้นโดยอัตโนมัติทันทีที่เครื่องทำงานเสร็จ

เครื่องจะให้ความสำคัญแก่ฟังก์ชันการถ่ายเอกสาร แฟกซ์ และพิมพ์เหนือฟังก์ชัน Auto Erase Memory โดยการเขียนทับจะเริ่มขึ้นหลังจากทำงานดังกล่าวเสร็จแล้ว

ไม่มีข้อมูลเหลืออยู่

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

ไอคอนที่แสดงจะว่างเปล่าเมื่อไม่มีข้อมูลที่จะเขียนทับแล้ว

ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเมื่อมีข้อมูลงาน Hold Print/Stored Print/Locked Print/Sample Print อยู่ในฮาร์ดดิสก์

หมายเหตุ

  • ข้อมูลที่ถูกสแกนจะช่วยในการอ่านข้อมูลล่วงหน้าสำหรับไดร์เวอร์ TWAIN ที่จัดเก็บไว้ใน HDD ซึ่งสามารถถูกเขียนทับได้ ข้อมูลที่ถูกสแกนที่ไม่ได้เปิดใช้ฟังก์ชั่นอ่านล่วงหน้าไว้จะไม่ถูกเขียนทับ

  • หากไอคอนแสดงขึ้นว่ามีข้อมูลที่จะเขียนทับ แม้ว่าจะไม่มีข้อมูลที่จะเขียนทับเหลืออยู่แล้วก็ตาม ให้ปิดเครื่อง จากนั้นเปิดเครื่องอีกครั้ง และดูว่าไอคอนมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หากยังไม่เปลี่ยนแปลง โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

การกำหนดค่าเริ่มต้นเครื่องที่มีฟังก์ชันลบหน่วยความจำทั้งหมด (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: มาตรฐาน)

ให้ทำการเขียนทับและลบข้อมูลทั้งหมดในฮาร์ดดิสก์ เมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องใหม่หรือทิ้งเครื่อง โดยข้อมูลการตั้งค่าต่างๆ ของเครื่องจะถูกลบ

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานเครื่อง หลังจากลบข้อมูลด้วยฟังก์ชัน Erase All Memory แล้ว โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

สิ่งสำคัญ

  • หากเลือกวิธีการ Random Numbers และตั้งค่าให้เขียนทับสามครั้ง ขั้นตอนใน Erase All Memory จะใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมง 50 นาที ถึง 3 ชั่วโมง 30 นาที โดยในระหว่างนี้จะไม่สามารถใช้งานเครื่องได้

  • เมื่อทำการติดตั้งคุณสมบัติเพิ่มเติมลงบนเครื่อง ให้ถอนการติดตั้งก่อนดำเนินการ ลบหน่วยความจำทั้งหมด. สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการถอนการติดตั้งคุณสมบัติส่วนขยาย โปรดดูที่ การตั้งค่าคุณสมบัติส่วนขยาย

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

การเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบ

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [การตั้งค่าระบบ]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการข้อมูล][ลบหน่วยความจำทั้งหมด]

5จากรายการด้านข้าง วิธีการลบ HDD เลือกวิธีการลบ

วิธีการลบตามค่าตั้งต้นคือ [ตัวเลขแบบสุ่ม] และจำนวนการเขียนทับตามค่าเริ่มต้นคือ [3]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • NSA*1: เขียนทับข้อมูลสองครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม และหนึ่งครั้งด้วยเลขศูนย์

  • DoD (5220.22-M)*2: เขียนทับข้อมูลด้วยตัวเลขสุ่ม ส่วนเติมเต็ม ตัวเลขสุ่มอื่น และข้อมูลจะได้รับการยืนยัน

  • ตัวเลขแบบสุ่ม: เขียนทับข้อมูลหลายครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม เลือกจำนวนครั้งในการเขียนทับข้อมูลตั้งแต่ 1-9 ครั้ง

  • ฟอร์แมต: ฟอร์แมตฮาร์ดดิสก์ โดยไม่มีการเขียนทับข้อมูล

  • BSI/VSITR: เขียนทับข้อมูลเจ็ดครั้งด้วยค่าคงที่ (เช่น 0x00)

  • การลบข้อมูลถาวร (ATA): เขียนทับข้อมูลโดยเลือกใช้วิธีการที่มากับฮาร์ดดิสก์

*1 National Security Agency (U.S.A)

*2 Department of Defense (U.S.A)

6กดปุ่ม [ลบ]

7กดปุ่ม [ใช่]

8เมื่อกระบวนการ Erase All Memory เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้กด [ออก] จากนั้นปิดสวิตช์หลักของเครื่อง

หมายเหตุ

  • หากต้องการพิมพ์ผลการลบ ให้กด [การตั้งค่าระบบ][การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการข้อมูล][ลบหน่วยความจำทั้งหมด] จากนั้นกด [พิมพ์รายงาน]

  • เริ่มต้นการตั้งค่าบนแผงควบคุม หากจำเป็น กด [การตั้งค่าระบบ][การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ][การจัดการข้อมูล][คืนค่าการตั้งค่าแผงควบคุมเริ่มต้น] เพื่อเริ่มต้นข้อมูล รวมถึงการตั้งค่าแต่ละรายการของแอปพลิเคชันและหน่วยความจำแคช

การเปลี่ยนรหัสยืนยันตัวตนฮาร์ดดิสก์ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: มาตรฐาน)

หากต้องการปกป้องข้อมูลลับที่จัดเก็บไว้ในตัวเลือก Enhanced Security HDD ที่ติดตั้งให้มีความมั่นคง ให้เปลี่ยน HDD Authentication Code เมื่อมีการติดตั้งเครื่องและมีระยะเวลาในการเปลี่ยนอยู่เป็นประจำ (ใช้ 8 ถึง 32 ตัวอักษร)

สิ่งสำคัญ

  • เพื่อปกป้องข้อมูล ระบบจะไม่แสดง HDD Authentication Code ที่ระบุขณะนี้บนหน้าจอ

  • ปกป้อง HDD Authentication Code มิให้รั่วไหล เพื่อคงความปลอดภัยของข้อมูล

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

การเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบ

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [การตั้งค่าระบบ]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [Settings for Administrator][HDD Authentication Code]

5ป้อนรหัสยืนยันตัวตน (authentication code) จากนั้นกดปุ่ม [ตกลง]

6กด [OK]

7กด [หน้า Home] (Operation panel screen illustration) และออกจากระบบของเครื่อง

การเข้ารหัสลับข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: ดั้งเดิม)

ข้อควรปฏิบัติ

  • เก็บ SD Card หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบ USB ให้พ้นมือเด็ก หากเด็กกลืน SD Card หรืออุปกรณ์บันทึกข้อมูลแบบ USB เข้าไป ให้นำเด็กส่งโรงพยาบาลโดยทันที

สามารถเข้ารหัสข้อมูลใน Address Book ข้อมูลการยืนยันตัวตน และเอกสารที่จัดเก็บไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้ ในกรณีที่ฮาร์ดดิสก์ถูกถอดออกจากเครื่อง

ทันทีที่เปิดใช้งานการเข้ารหัส ข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฮาร์ดดิสก์จะถูกเข้ารหัสทั้งหมด

เครื่องนี้ใช้วิธีการเข้ารหัสแบบ AES-256

สิ่งสำคัญ

  • ขณะที่เครื่องกำลังเข้ารหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือยกเลิกการเข้ารหัส จะไม่สามารถใช้งานเครื่องได้

  • ห้ามปิดเครื่องขณะที่เครื่องกำลังเข้ารหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือยกเลิกการเข้ารหัส มิฉะนั้นฮาร์ดดิสก์อาจเสียหาย และอาจทำให้ข้อมูลทั้งหมดไม่สามารถใช้งานได้

  • กระบวนการเข้ารหัสจะใช้เวลาหลายชั่วโมง ทันทีที่เริ่มทำการเข้ารหัส จะไม่สามารถหยุดการทำงานได้

  • Encryption Key เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการกู้คืนหรือการถ่ายโอนข้อมูลไปยังเครื่องอื่น โปรดเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย โดยพิมพ์ลงบนกระดาษ หรือบันทึกลงใน SD Card

  • ในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังเครื่องอื่น จำเป็นจะต้องถอดรหัสข้อมูลที่เข้ารหัสก่อน เมื่อต้องการถ่ายโอนข้อมูล โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

  • หากตั้งค่าเครื่องให้ใช้งานทั้งฟังก์ชัน Erase All Memory และฟังก์ชันการเข้ารหัส เครื่องจะเลือกใช้งานฟังก์ชัน Erase All Memory ก่อน โดยการเข้ารหัสจะเริ่มต้นหลังจากฟังก์ชัน Erase All Memory ทำงานเสร็จเรียบร้อย และรีสตาร์ทเครื่องเรียบร้อยแล้ว

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [Feature ต่างๆ ของเครื่อง]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [System Settings] แท็บ [Administrator Tools] tab [Machine Data Encryption Settings] เพื่อเปิดหน้าจอการตั้งค่า

5กด [เข้ารหัส]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • เมื่อข้อมูลถูกเข้ารหัสแล้ว จะสามารถถอดรหัสข้อมูล อัปเดต Encryption Key หรือทำการแบ็กอัปข้อมูลได้

    ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
    • อัปเดตคีย์การเข้ารหัส: เข้ารหัสข้อมูลและสร้างคีย์การเข้ารหัสใหม่

    • ยกเลิกการเข้ารหัส: ยกเลิกการเข้ารหัสข้อมูล

    • สำรองคีย์การเข้ารหัส: ทำการสำรองข้อมูลคีย์การเข้ารหัส โดยการตั้งค่าการเข้ารหัสจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ไปยังขั้นตอนที่ 7 ต่อไป

6เลือก [ข้อมูลทั้งหมด], [ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น] หรือ [ฟอร์แมตข้อมูลทั้งหมด] เพื่อเข้ารหัสข้อมูล

เครื่องจะไม่ใช้การตั้งค่าเริ่มต้น ไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกใดก็ตาม

เมื่อใช้แอปพลิเคชันที่เป็น Embedded Software Architecture ให้เลือก [ข้อมูลทั้งหมด] หรือ [ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น]

  • ข้อมูลทั้งหมด: เข้ารหัสข้อมูลทั้งหมด

  • ข้อมูลระบบไฟล์เท่านั้น: เข้ารหัสและลบข้อมูลดังต่อไปนี้:

    • ข้อมูลที่ถูกเข้ารหัส

      โปรแกรม/log ของแอปพลิเคชัน Embedded Software Architecture, Address Book, ฟอนต์ที่บันทึกไว้, job logs, access logs, ภาพสำเนา thumbnail ที่บันทึกไว้, อีเมลที่ส่ง/ที่ได้รับ, เอกสารที่ถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์สำหรับจัดการเอกสาร, ไฟล์ที่ได้รับจาก Mail to Print, งานพิมพ์ที่พักไว้ (spooled jobs)

    • ข้อมูลที่ถูกลบ

      เอกสารที่จัดเก็บไว้ (เอกสารใน Document Server, เอกสาร locked print/sample print/stored print/hold print, เอกสารแฟกซ์ที่ได้รับ) และข้อมูลที่บันทึกไว้ (ตราประทับ/แบบฟอร์ม)

  • ฟอร์แมตข้อมูลทั้งหมด: ลบข้อมูลทั้งหมดโดยไม่เข้ารหัส ข้อมูล NVRAM (หน่วยความจำที่คงอยู่แม้ว่าจะปิดเครื่อง) จะไม่ถูกลบ (ล้าง)

7เลือกตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บ Encryption Key

  • บันทึกลง SD Card: บันทึก Encryption Key ลงใน SD Card เสียบ SD Card ที่ช่องเสียบอุปกรณ์ จากนั้นกด [บันทึกลง SD Card][ตกลง]

  • พิมพ์บนกระดาษ: พิมพ์ Encryption Key ลงบนกระดาษ กด [Print on Paper][Start]

8กด [OK]

เครื่องจะเริ่มกระบวนการในการเข้ารหัส

9หลังจากเสร็จสิ้นแล้ว ให้กด Home(Operation panel screen illustration)

10ปิดเครื่องและเปิดใหม่อีกครั้ง

เมื่อเปิดเครื่องแล้ว เครื่องจะเริ่มการแปลงข้อมูลในหน่วยความจำ ให้รอจนกว่าข้อความ "Memory conversion complete. Turn the main power switch off." จะแสดงขึ้น จากนั้นให้ปิดเครื่องอีกครั้ง

การระบุการลบหน่วยความจำอัตโนมัติ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: ดั้งเดิม)

สามารถเขียนทับและลบข้อมูลชั่วคราวที่จัดเก็บไว้ในเครื่องเมื่อใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ได้

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [Feature ต่างๆ ของเครื่อง]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [System Settings] แท็บ [Administrator Tools][Erase All Memory] เพื่อเปิดหน้าจอการตั้งค่า

5กด [On] แล้วเลือกวิธีการเขียนทับข้อมูล

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • NSA*1: เขียนทับข้อมูลสองครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม และหนึ่งครั้งด้วยเลขศูนย์

  • DoD*2: เขียนทับข้อมูลด้วยตัวเลขแบบสุ่ม ต่อด้วยคอมพลีเมนต์ ต่อด้วยตัวเลขแบบสุ่มอีกชุดหนึ่ง จากนั้นยืนยันความถูกต้องของข้อมูล

  • ตัวเลขแบบสุ่ม: เขียนทับข้อมูลหลายครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม เลือกจำนวนครั้งในการเขียนทับข้อมูลตั้งแต่ 1-9 ครั้ง

*1 National Security Agency (U.S.A)

*2 Department of Defense (U.S.A)

6กด [OK]

7เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้กด Home (Operation panel screen illustration)

การตรวจสอบสถานะการเขียนทับข้อมูลบนแผงควบคุม

เมื่อเปิดใช้งาน Auto Erase Memory ไอคอน Data Overwrite จะแสดงที่ด้านล่างซ้ายของหน้าจอแผงควบคุม เพื่อระบุสถานะของข้อมูลที่ไม่ได้ถูกเขียนทับ

สิ่งสำคัญ

  • เครื่องจะไม่เข้าสู่ Sleep Mode ขณะที่เครื่องกำลังเขียนทับข้อมูลอยู่ โดยเมื่อเครื่องเขียนทับข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว เครื่องจึงจะเข้าสู่ Sleep Mode

  • ห้ามปิดเครื่องขณะที่เครื่องกำลังเขียนทับข้อมูลอยู่ ให้ตรวจสอบสถานะของข้อมูลที่มีไอคอน Data Overwrite บนหน้าจอแผงควบคุม

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

มีข้อมูลที่กำลังจะเขียนทับอยู่

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเมื่อมีข้อมูลที่กำลังจะเขียนทับ และจะกะพริบในขณะที่มีการเขียนทับ

การเขียนทับจะเริ่มขึ้นโดยอัตโนมัติทันทีที่เครื่องทำงานเสร็จ

เครื่องจะทำงานฟังก์ชันการถ่ายเอกสาร แฟกซ์ พิมพ์ ก่อนการทำงาน Auto Erase Memory โดยการเขียนทับจะเริ่มขึ้นหลังจากทำงานดังกล่าวเสร็จแล้ว

ไม่มีข้อมูลเหลืออยู่

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

ไอคอนที่แสดงจะว่างเปล่าเมื่อไม่มีข้อมูลที่จะเขียนทับแล้ว

ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเมื่อมีข้อมูลงาน hold print/stored print/locked print/sample print อยู่ในฮาร์ดดิสก์

หมายเหตุ

  • ข้อมูลที่ถูกสแกนจะช่วยในการอ่านข้อมูลล่วงหน้าสำหรับไดร์เวอร์ TWAIN ที่จัดเก็บไว้ใน HDD ซึ่งสามารถถูกเขียนทับได้ ข้อมูลที่ถูกสแกนที่ไม่ได้เปิดใช้ฟังก์ชั่นอ่านล่วงหน้าไว้จะไม่ถูกเขียนทับ

  • หากไอคอนแสดงขึ้นว่ามีข้อมูลที่จะเขียนทับ แม้ว่าจะไม่มีข้อมูลที่จะเขียนทับเหลืออยู่แล้วก็ตาม ให้ปิดเครื่อง จากนั้นเปิดเครื่องอีกครั้ง และดูว่าไอคอนมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หากยังไม่เปลี่ยนแปลง โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

การกำหนดค่าเริ่มต้นเครื่องที่มีฟังก์ชันลบหน่วยความจำทั้งหมด (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: ดั้งเดิม)

ให้ทำการเขียนทับและลบข้อมูลทั้งหมดในฮาร์ดดิสก์ เมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องใหม่หรือทิ้งเครื่อง โดยข้อมูลการตั้งค่าต่างๆ ของเครื่องจะถูกลบ

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานเครื่อง หลังจากลบข้อมูลด้วยฟังก์ชัน Erase All Memory แล้ว โปรดติดต่อตัวแทนผู้ให้บริการ

สิ่งสำคัญ

  • หากเลือกวิธีการ Random Numbers และตั้งค่าให้เขียนทับสามครั้ง ขั้นตอนใน Erase All Memory จะใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมง 50 นาที ถึง 3 ชั่วโมง 30 นาที โดยในระหว่างนี้จะไม่สามารถใช้งานเครื่องได้

  • เมื่อทำการติดตั้งคุณสมบัติเพิ่มเติมลงบนเครื่อง ให้ถอนการติดตั้งก่อนดำเนินการ ลบหน่วยความจำทั้งหมด. สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการถอนการติดตั้งคุณสมบัติส่วนขยาย โปรดดูที่ การตั้งค่าคุณสมบัติส่วนขยาย

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [Feature ต่างๆ ของเครื่อง]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [System Settings] แท็บ [Administrator Tools][Erase All Memory] เพื่อเปิดหน้าจอการตั้งค่า

5เลือกวิธีการเขียนทับ

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม
  • NSA*1: เขียนทับข้อมูลสองครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม และหนึ่งครั้งด้วยเลขศูนย์

  • DoD (5220.22-M)*2: เขียนทับข้อมูลด้วยตัวเลขสุ่ม ส่วนเติมเต็ม ตัวเลขสุ่มอื่น และข้อมูลจะได้รับการยืนยัน

  • ตัวเลขแบบสุ่ม: เขียนทับข้อมูลหลายครั้งด้วยตัวเลขแบบสุ่ม เลือกจำนวนครั้งในการเขียนทับข้อมูลตั้งแต่ 1-9 ครั้ง

  • BSI/VSITR: เขียนทับข้อมูลเจ็ดครั้งด้วยค่าคงที่ (เช่น 0x00)

  • การลบข้อมูลถาวร (ATA): เขียนทับข้อมูลโดยเลือกใช้วิธีการที่มากับฮาร์ดดิสก์

  • ฟอร์แมต: ฟอร์แมตฮาร์ดดิสก์ โดยไม่มีการเขียนทับข้อมูล

*1 National Security Agency (U.S.A)

*2 Department of Defense (U.S.A)

6กดปุ่ม [ลบ]

7กดปุ่ม [ใช่]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

8เมื่อกระบวนการ Erase All Memory เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้กด [Exit] แล้วปิดเครื่อง

หมายเหตุ

  • หากต้องการพิมพ์ผลการลบ ให้กด [System Settings] แท็บ [Administrator Tools][Erase All Memory] จากนั้นกด [Print Report]

  • เริ่มต้นการตั้งค่าบนแผงควบคุม หากจำเป็น โดยกด [Screen Features Settings][การตั้งค่าหน้าจอเครื่อง][การตั้งค่าฟีเจอร์หน้าจอเริ่มต้น] เพื่อเริ่มการตั้งค่าแอปพลิเคชันหรือบิล

การเปลี่ยนรหัสยืนยันตัวตนฮาร์ดดิสก์ (ประเภทหน้าจอการตั้งค่า: ดั้งเดิม)

เพื่อปกป้องข้อมูลลับให้มีความปลอดภัย ให้เปลี่ยน HDD Authentication Code เมื่อมีการติดตั้งเครื่องและมีระยะเวลาในการเปลี่ยนอยู่เป็นประจำ (ใช้ 8 ถึง 32 ตัวอักษร)

สิ่งสำคัญ

  • เพื่อปกป้องข้อมูล ระบบจะไม่แสดง HDD Authentication Code ที่ระบุขณะนี้บนหน้าจอ

  • ปกป้อง HDD Authentication Code มิให้รั่วไหล เพื่อคงความปลอดภัยของข้อมูล

1เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบบนแผงควบคุม

2บนหน้าจอ Home กด [การตั้งค่า]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

3บนหน้าจอ Settings กด [Feature ต่างๆ ของเครื่อง]

ภาพแสดงหน้าจอแผงควบคุม

4กด [System Settings] แท็บ [Administrator Tools][HDD Authentication Code] เพื่อเปิดหน้าจอการตั้งค่า

5ป้อนรหัสยืนยันตัวตน (authentication code) จากนั้นกดปุ่ม [ตกลง]

6กด [OK]

7เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้กด Home (Operation panel screen illustration)