Yöneticiler, yazıcıya olan kullanıcı erişimleri ile diğer çeşitli önemli işlev ve ayarları yönetirler.
Bir yönetici sınırlı erişim ve ayarları kontrol ederken, ilk olarak yazıcının yöneticisini seçin ve yazıcıyı kullanmadan önce kimlik doğrulama fonksiyonunu etkinleştirin. Kimlik doğrulama fonksiyonu etkinleştirildiğinde, yazıcıyı kullanmak için oturum açma kullanıcı adı ve parolası gerekir. Yazıcı yöneticisinin görevleri; kullanıcı yöneticisi, makine yöneticisi, ağ yöneticisi ve dosya yöneticisi olmak üzere işlevlerine göre dört kategoriye ayrılmıştır. Yönetici sorumluluklarının paylaşılması, yöneticiler üzerindeki yükü hafifletirken aynı zamanda yöneticilerin yetkisiz işlem yapmasını da sınırlar. Çok sayıda yönetici rolü bir yöneticiye atanabileceği gibi, bir rol birden fazla yönetici arasında da paylaştırılabilir. Yöneticilerin parolalarını değiştirebilecek bir süpervizor de belirlenebilir.
Yöneticiler yazdırma gibi işlevleri kullanamaz. Bu işlevleri kullanmak için, yöneticinin kullanıcı olarak giriş yapması gerekir.
Yöneticinin kaydedilmesiyle ilgili talimatlar için bkz. Yöneticileri Kaydetme ve Değiştirme. Yönetici parolasının değiştirilmesiyle ilgili ayrıntılar için bkz. Süpervizör. Kullanıcılarla ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. Kullanıcılar.
Kullanıcı kimlik doğrulama, sabit disk veya ağ ile ilgili bir sorun nedeniyle yapılamıyorsa, yönetici kimlik doğrulamayı kullanarak ve kullanıcı kimlik doğrulamayı devredışı bırakarak yazıcıya erişim sağlayıp yazıcıyı kullanabilirsiniz. Örneğin yazıcıyı acilen kullanmanız gerekiyorsa bu işlemi yapabilirsiniz.