Bu bölümde kılavuzda kullanıldığı şekilde "yönetici", "süpervizör", "kullanıcı" ve "sahip" terimleri açıklanmaktadır.
Yönetici
Yazıcı için dört tür yönetici vardır: kullanıcı yöneticisi, makine yöneticisi, ağ yöneticisi ve dosya yöneticisi.
Bunların temel görevleri yazıcının çalıştırılması için ayarları belirlemektir. Bunların erişim izinleri yönetici türüne göre farklılık gösterir. Yöneticiler, yazdırma gibi normal işlemleri gerçekleştiremez.
Süpervizör
Tek bir süpervizör vardır. Süpervizör her yöneticinin parolasını belirleyebilir. Normal işlemler için süpervizör gerekli değildir çünkü yöneticiler kendi parolalarını belirler.
Kullanıcı
Kullanıcılar, yazıcıyı yazdırma gibi normal işlemler için kullanan kişilerdir.
Sahip
Yazıcı veya diğer işlevler altında yazıcıda kayıtlı dosyaları olan bir kullanıcı sahip olarak adlandırılır.