Esta seção explica os termos "administrador", "supervisor", "usuário" e "proprietário", usados neste manual.
Administrador
Há quatro tipos de administradores para a máquina: administrador de usuário, administrador de equipamento, administrador de rede e administrador de arquivo.
Sua principal função é especificar as configurações para operar a máquina. Seus privilégios de acesso dependem do tipo de administrador. Os administradores não podem executar operações habituais como copiar e imprimir.
Supervisor
Há somente um supervisor. O supervisor pode definir a senha de cada administrador. Para operações habituais, não é necessário um supervisor, pois os próprios administradores definem suas senhas.
Usuário
Os usuários são aqueles que utilizam o equipamento para operações habituais, como copiar e imprimir.
Proprietário
O usuário que possui arquivos registrados no equipamento na função de copiadora, impressora ou em outras funções é chamado de proprietário.