Vorige
In deze paragraaf wordt beschreven hoe u documenten op de Document Server opslaat.
Een document dat met het juiste wachtwoord is geopend, blijft ook - nadat de bewerkingen voltooid zijn - geselecteerd en kan door andere gebruikers worden ingezien. Vergeet als u klaar bent niet op [Reset] te drukken om de selectie van het document op te heffen.
Een gebruikersnaam die geregistreerd staat bij een opgeslagen document van de Document Server, wordt gebruikt om de auteurs van het document en het documenttype te identificeren. Een gebruikersnaam wordt niet gebruikt om vertrouwelijke documenten tegen andere gebruikers te beschermen.
Wanneer u faxverzending inschakelt of het scannen door de scanner, zorg er dan voor dat alle andere bewerkingen beëindigd zijn.
Bestandsnaam
Er wordt automatisch een bestandsnaam zoals "COPY0001" en "COPY0002" aan het gescande document gegeven. U kunt de bestandsnaam wijzigen.
Gebruikersnaam
U kunt een gebruikersnaam registreren om de gebruiker of gebruikersgroep te identificeren die de documenten opsloeg. Selecteer de gebruikersnaam geregistreerd in het adresboek om deze toe te wijzen, of voer de naam direct in. Afhankelijk van de beveiligingsinstelling, wordt mogelijk [Toegangsprivileges] weergegeven in plaats van [Gebruikersnaam].
Voor meer informatie over het adresboek, raadpleegt u Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen.
Wachtwoord
Om onbevoegd afdrukken te voorkomen, kunt u een wachtwoord instellen voor elk opgeslagen document. Een beveiligd document kan alleen geopend worden als het wachtwoord wordt ingevoerd. Als een wachtwoord voor de documenten is ingesteld, wordt links van de bestandsnaam een sleutelpictogram weergegeven.
Druk op [Home] (
) onderaan in het midden van het scherm.
Druk op het pictogram [Document Server].
Druk op [Naar scanscherm].
Druk op [Opslagmap].
Geef op in welke map u het document u wilt opslaan en druk op [OK].
Druk op [Gebruikersnaam].
Selecteer een gebruikersnaam en druk vervolgens op [OK].
De gebruikersnamen die getoond worden, zijn namen die in het Adresboek geregistreerd staan. Als u een naam wilt opgeven die niet in het scherm voorkomt, drukt u op [Handm. invoer] en voert u een gebruikersnaam in.
Druk op [Bestandsnaam].
Voer een bestandsnaam in en druk vervolgens op [OK].
Druk op [Wachtwoord].
Voer een wachtwoord in met de cijfertoetsen en druk vervolgens op [OK].
U kunt vier tot acht cijfers gebruiken om het wachtwoord op te geven.
Voer ter controle het wachtwoord nogmaals in en druk vervolgens op [OK].
Plaats het origineel.
Selecteer de papierlade.
Geef de scanvoorwaarden op van het origineel.
Druk op [Start].
Het origineel wordt gescand. Het document wordt opgeslagen in de Document Server.
Na het scannen wordt een lijst van opgeslagen mappen weergegeven. Wanneer de lijst niet wordt weergegeven, drukt u op [Scannen voltooien].
Raadpleeg Snel aan de slag voor meer informatie over de toetsen die in het scherm van de Document Server worden weergegeven.
Om het scannen te stoppen, drukt u op [Stoppen]. Als u het scannen na een onderbreking wilt hervatten, drukt u in het bevestigingsscherm op [Doorgaan]. Als u opgeslagen afbeeldingen wilt verwijderen en de opdracht wilt annuleren, drukt u op [Scannen annul.]. Het in de ADF geplaatste origineel zal worden uitgeworpen. Druk op [Takenlijst] om het scherm [Takenlijst] te openen. Zie Handige functies voor details.
U kunt de gebruikersnaam, bestandsnaam, wachtwoord en map waarin het document moet worden opgeslagen, weglaten. Er wordt automatisch een bestandsnaam opgegeven en het document wordt in de gedeelde map opgeslagen als u geen opslagmap opgeeft.
U kunt tot 20 tekens voor een bestandsnaam invoeren. In de lijst worden echter maximaal 16 tekens van de bestandsnaam weergegeven. Wanneer bovenstaande limieten worden overschreden, worden in de lijst maximaal 15 tekens van de bestandsnaam weergegeven.
Voor meer informatie over het opgeven van mappen, zie Opgeslagen documenten sorteren in mappen.
Het ingestelde formaat en de ingestelde richting voor documenten worden in het apparaat opgeslagen voor de door u geselecteerde lade, ongeacht het werkelijke formaat of de richting van het origineel.
Gegevens die zijn opgeslagen op de documentserver worden standaard automatisch verwijderd na drie dagen (72 uur). U kunt onder [Aut. best.verw. in Document server] in Gebruikerstools de periode instellen waarna de opgeslagen gegevens automatisch worden verwijderd. Raadpleeg de handleiding Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen voor meer informatie.
Als u niet wilt dat opgeslagen documenten automatisch worden verwijderd, selecteert u [Uit] in [Aut. best.verw. in Document Server] voordat u een document opslaat. Wanneer u later [Aan] selecteert, worden de gegevens die daarna worden opgeslagen, automatisch verwijderd. Raadpleeg de handleiding Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen voor meer informatie.
U kunt documenten beveiligen door de toegang te beperken. Voor meer informatie, zie Toegangsrechten opgeven voor opgeslagen documenten.
Voor meer informatie over het invoeren van tekst, zie Snel aan de slag.
