I detta avsnitt beskrivs begreppen "administratör", "övervakare", "användare" och "ägare" som de används i den här handboken.
Administratör
Maskinen använder 4 typer av administratörer: användaradministratör, maskinadministratör, nätverksadministratör och filadministratör.
Deras främsta uppgift är att ange maskinens inställningar. Deras behörighet beror på administratörstypen. Administratörer kan inte utföra normala funktioner, som kopiering och utskrift.
Övervakare
Det finns bara en övervakare. Övervakaren kan ange varje administratörs lösenord. För normal drift krävs ingen övervakare eftersom administratörer anger sina egna lösenord.
Användare
Användarna är personer som använder maskinen för normala funktioner, som kopiering och utskrift.
Ägare
En användare som har registrerat filerna i maskinen under kopiatorn, skrivaren eller andra funktioner kallas för en ägare.