Lagra information
Föregående
I det här avsnittet beskrivs hur du lagrar dokument på Dokumentservern.
Ett tillgängligt dokument med ett korrekt lösenord fortsätter att vara markerat även efter att hanteringen är slutförd och andra användare kan få tillgång till dokumentet. Var noga med att avbryta dokumentval genom att trycka på [Återställ] när du är färdig med ett dokument.
Användarnamnet som är registrerat till ett lagrat dokument på Dokumentservern används för att identifiera dokumentskaparen och dokumenttypen. Det används inte för att skydda konfidentiella dokument från andra.
Vid skanning via skannern, se till att övriga funktioner är avslutade.
Filnamn
Skannade dokument får automatiskt filnamn som COPY0001 och COPY0002. Du kan ändra filnamnet.
Användarnamn
Du kan registrera ett användarnamn för att identifiera den användare eller användargrupp som lagrade dokumenten. För att tilldela det, välj ett användarnamn som finns registrerat i adressboken, eller skriv in namnet direkt. Beroende på säkerhetsinställningen så kan [Rättigheter] visas istället för [Användarnamn].
För information om adressboken, se handboken Enhetshantering.
Lösenord
För att förhindra otillåten utskrift kan du ange lösenord för lagrade dokument. Ett skyddat dokument kan man endast få tillgång till om dess lösenord anges. Om ett lösenord är angivet för dokumenten visas låsikonen på vänster sida om filnamnet.
Tryck på [Startsida] (
) längst ned på mitten av skärmen.
Tryck på ikonen [Dokumentserver].
Tryck på [Till skanningsskärm].
Tryck på [Målmapp för lagring].
Ange i vilken mapp du vill lagra dokumentet och tryck sedan på [OK].
Tryck på [Användarnamn].
Ange ett användarnamn och tryck på [OK].
Användarnamnen som visas är namn som är registrerade i adressboken. Om du vill ange ett namn som inte visas på skärmen trycker du på [Manuell inmatning] och skriver in ett användarnamn.
Tryck på [Filnamn].
Ange ett filnamn och tryck sedan på [OK].
Tryck på [Lösenord].
Ange ett lösenord med siffertangenterna och tryck sedan på [OK].
Du kan använda fyra till åtta siffror i lösenordet.
Som säkerhetskontroll, ange lösenordet igen och tryck på [OK].
Placera originalet.
Ange villkor för skanning av original.
Tryck på [Start].
Originalet skannas. Dokumentet sparas i Dokumentservern.
Efter skanningen kommer en lista med mappar att visas. Om listan inte visas, tryck på [Slutför skanning].
För mer information om vilka tangenter som visas på skärmen Dokumentserver, se Använda skärmen [Dokumentserver]..
När åtta kassetter är installerade, tryck på [Andra inst.] och ange en mapp för att lagra dokumentet och lösenordet.
För att sluta skanna trycker du på [Stopp]. För att återuppta ett pausat skanningsjobb, tryck på [Fortsätt] i bekräftelsefönstret. För att radera sparade bilder och avbryta jobbet, tryck på [Avbryt skanning]. Originalet i dokumentmataren matas ut. Tryck på [Jobblista] för att visa skärmen [Jobblista]. För mer information, se handboken Förberedelser.
Du kan hoppa över användarnamn, filnamn, lösenord och mapp där dokumentet ska sparas. Ett filnamn anges automatiskt och dokumentet lagras i den delade mappen om du inte anger en mapp att lagra den i.
Du kan ange upp till 20 tecken i ett filnamn. I listan visas filnamn med upp till 16 tecken. Om gränserna ovan överskrids kommer listan att visa filnamn med upp till 15 tecken.
För mer information om hur du anger en mapp, se handboken Grundläggande funktioner.
Om dokumentmataren inte kan identifiera formatet på ett original automatiskt, skannas originalet med närmast överensstämmande format.
Data som lagras i Dokumentserver anges för radering enligt standardinställningen efter tre dagar (72 timmar). Du kan ange den tidsperiod efter vilken lagrad data automatiskt raderas under [Autoradera filer i dokumentserver] i Användarverktyg. För mer information, se handboken Enhetshantering.
Om du inte vill att lagrade dokument ska raderas automatiskt, välj [Av] i [Autoradera filer i dokumentserver] innan du lagrar ett dokument. Om du väljer [På] senare, så kommer data som lagrats efter detta att raderas automatiskt. För mer information, se handboken Enhetshantering.
Du kan skydda dokument genom att begränsa åtkomsten. För mer information, se handboken Grundläggande funktioner.
För information om hur du matar in text, se handboken Förberedelser.
