Edellinen
Tässä kerrotaan, miten asiakirjoja tallennetaan asiakirjapalvelimelle.
Salasanalla avattu asiakirja jää avoimeksi myös toimintojen jälkeen, jolloin muut käyttäjät voivat päästä siihen käsiksi. Peruuta asiakirjan valinta käytön jälkeen valitsemalla [Nollaus].
Asiakirjapalvelimelle tallennetun asiakirjan käyttäjänimellä tunnistetaan asiakirjan luoja ja asiakirjan tyyppi. Niiden avulla ei suojata luottamuksellisia asiakirjoja muilta käyttäjiltä.
Kun skannaat, varmista, että kaikki muut toiminnot ovat päättyneet.
Tiedostonimi
Skannatulle asiakirjalle annetaan automaattisesti tiedostonimi, esimerkiksi "COPY0001", "COPY0002" jne. Voit muuttaa tiedoston nimeä.
Käyttäjänimi
Voit tallentaa käyttäjänimen, jolla tunnistetaan asiakirjan tallentanut käyttäjä tai käyttäjäryhmä. Voit valita osoitekirjaan tallennetun käyttäjänimen tai kirjoittaa nimen itse. Suojausasetuksista riippuen näyttöön saattaa tulla [Käyttöoikeudet] eikä [Käyttäjänimi].
Lisätietoja osoitekirjasta, katso Device Management.
Salasana
Voit estää luvattoman tulostamisen määrittämällä salasanan jokaiselle tallennetulle asiakirjalle. Salasana on syötettävä, jos haluaa tulostaa suojatun asiakirjan. Salasanalla suojattujen tiedostojen nimen vasemmalla puolella on lukon kuva.
Paina näytön alalaidassa keskellä sijaitsevaa [Pääsivu]-painiketta (
).
Paina [Asiakirjapalvelin]-kuvaketta.
Paina [Skannausnäyttöön].
Paina [Tallennuskansio].
Määritä mihin kansioon asiakirja tallennetaan ja paina [OK].
Paina [Käyttäjätunnus].
Määritä käyttäjänimi ja paina sitten [OK].
Näytettävät käyttäjänimet on tallennettu osoitekirjaan. Jos haluat käyttää nimeä, jota ei näy näytössä, paina [Käsinsyöttö] ja anna uusi käyttäjänimi.
Paina [Tiedoston nimi].
Syötä tiedoston nimi ja paina [OK].
Paina [Salasana].
Syötä salasana numeronäppäimillä ja paina sitten [OK].
Salasanassa voi olla 4–8 numeroa.
Vahvista salasana syöttämällä se uudelleen ja paina [OK].
Aseta alkuperäinen laitteeseen.
Määritä alkuperäisen skannausehdot.
Paina [Start].
Alkuperäinen skannataan. Asiakirja tallennetaan asiakirjapalvelimelle.
Skannauksen jälkeen näyttöön tulee kansioiden luettelo. Jos luetteloa ei näy, paina [Lopeta skannaus].
Lisätietoa Asiakirjapalvelin-näytön painikkeista, katso [Asiakirjapalvelin]-näytön käyttäminen.
Kun 8 kasettia on asennettu, paina [Muut aset.] ja määritä asiakirjan tallennuksen kansio ja salasana.
Skannaus keskeytetään painamalla [Seis]-näppäintä. Aloita keskeytetty skannaustyö uudelleen painamalla varmistusnäytössä näkyvää [Jatka]-näppäintä. Poista skannatut kuvat ja peruuta työ painamalla [Peruuta skannaus]. Syöttölaitteeseen asetetut alkuperäiset poistetaan. Paina [Työlista], kun haluat avata [Työlista]-näytön. Lisätietoja, katso Preparation.
Voit jättää pois käyttäjänimen, tiedostonimen, salasanan ja kansion, johon asiakirja tallennetaan. Tiedostonimi määritetään automaattisesti ja asiakirja tallennetaan jaettuun kansioon, jos et määritä tallennuskansiota.
Voit syöttää enintään 20 merkkiä tiedostonimeksi. Luettelossa näkyy kuitenkin enintään 16 merkkiä tiedostonimestä. Jos yllämainitut rajat ylitetään, luettelossa näytetään tiedostonimestä enintään 15 merkkiä.
Lisätietoja kansion määrittämisestä, katso Basic Operations.
Jos syöttölaite ei kykene tunnistamaan alkuperäisen kokoa automaattisesti, skannaus suoritetaan lähimmällä käytettävissä olevalla koolla.
Oletusasetusten mukaan kohteeseen Asiakirjapalvelin tallennetut asiakirjat poistetaan kolmen vuorokauden (72 tunnin) kuluttua. Voit myös itse määrittää ajanjakson, jonka jälkeen tallennetut tiedot poistetaan automaattisesti, kohdassa [Autom. tiedoston poisto asiak.palvelimelta] kohdassa Käyttäjän työkalut. Lisätietoja, katso Device Management.
Jos et halua poistaa tallennettuja asiakirjoja automaattisesti, valitse [Pois] kohdassa [Autom. tiedoston poisto asiak.palvelimelta] ennen asiakirjan tallentamista. Jos valitset jälkeenpäin [Päällä], myöhemmin tallennetut tiedot poistetaan automaattisesti. Lisätietoja, katso Device Management.
Voit suojata asiakirjat rajoittamalla käyttöoikeuksia. Lisätietoja, katso Basic Operations.
Lisätietoa tekstin syöttämisestä, katso Preparation.
