Dette afsnit forklarer begreberne "administrator", "supervisor" og "bruger", som benyttes i denne vejledning.
Administrator
Der er 4 typer administratorer for maskinen: brugeradministrator, maskinadministrator, netværksadministrator og filadministrator.
Deres hovedopgave er at foretage indstillinger for brug af maskinen. Adgangsrettighederne afhænger af administratortypen. Administratorer kan ikke udføre almindelige handlinger såsom udskrivning af dokumenter.
Supervisor
Der er kun én supervisor. Supervisoren kan angive passwords for administratorerne. En supervisor er ikke påkrævet til almindelig betjening, da administratorer kan angive deres egne password.
Bruger
Brugere anvender printeren til almindelige handlinger såsom udskrivning af dokumenter.

