In questa sezione vengono spiegati i termini "amministratore", "supervisore", "utente" e "proprietario", come vengono usati in questo manuale.
Amministratore
Ci sono 4 tipi di privilegi amministratore per la macchina: amministratore utenti, amministratore macchina, amministratore rete e amministratore file. In questa macchina, tuttavia, tutti i privilegi amministratore sono garantiti per un solo amministratore (una persona).
Il ruolo principale dell'amministratore è quello di specificare le impostazioni per far funzionare la macchina. L'amministratore non può eseguire le normali operazioni, come ad esempio copiare e stampare.
Supervisore
C'è solo un supervisore. Il supervisore può specificare la password amministratore. Per le normali operazioni, non è richiesto un supervisore, in quanto l'amministratore specifica la propria password.
Utente
Gli utenti sono le persone che utilizzano la macchina per le normali operazioni, come copiare e stampare.
Proprietario
Un utente che dispone di file registrati nella macchina nella funzione di copiatrice, stampante o altra funzione viene definito proprietario.