การป้องกันการถ่ายสำเนาจากผู้ไม่ได้รับอนุญาตได้

เมื่อใช้ฟังก์ชันเครื่องถ่ายเอกสารหรือไดรฟ์เวอร์เครื่องพิมพ์ จะสามารถพิมพ์ภาพลงบนสำเนาได้ หากทำสำเนาด้วยเครื่องที่มีการใช้ฟังก์ชัน Copy Data Security เอกสารที่มีการป้องกันไว้จะออกมาเป็นสีเทาทั้งหน้า การป้องกันนี้สามารถลดความเสี่ยงจากการทำสำเนาข้อมูลที่เป็นความลับ ในส่วนของแฟกซ์ก็เช่นกัน เอกสารจะถูกทำให้เป็นสีเทาทั้งหน้าก่อนส่งออกหรือจัดเก็บ หากเอกสารที่มีการป้องกันการทำสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาตถูกนำไปถ่ายสำเนาบนเครื่องที่มีการใช้ฟังก์ชัน Copy Data Security เครื่องจะส่งสัญญาณเตือนให้ผู้ใช้ทราบว่ามีการพยายามทำสำเนาเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต
แต่หากเอกสารนั้นถูกนำไปถ่ายสำเนาด้วยเครื่องที่ปิดการใช้งานฟังก์ชัน Copy Data Security เอาไว้ ข้อความที่ซ่อนไว้จะแสดงบนเอกสารที่พิมพ์ออกมาเพื่อระบุว่าเอกสารนี้ถูกทำสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อใช้ฟังก์ชันการถ่ายเอกสารหรือพรินเตอร์ไดรฟ์เวอร์ จะสามารถเพิ่มข้อความลงบนสำเนาที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ หากมีนำเอกสารไปทำสำเนา สแกนหรือจัดเก็บลงใน Document Server ผ่านอุปกรณ์การทำสำเนา หรือเครื่องพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชัน ข้อความที่เพิ่มไว้จะปรากฏบนสำเนา เพื่อขัดขวางการสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาต