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管理員驗證會要求登入使用者名稱和密碼，對嘗試指定印表機設定或從網路存取印表機設定的管理員進行驗證。登記管理員時，不能使用已在通訊錄中登記的登入使用者名稱。管理員的處理方式與登記在通訊錄中的使用者不同。由於管理員不須進行Windows驗證、LDAP驗證和整合伺服器驗證，所以即使因為網路問題而無法存取伺服器，管理員仍然可以登入。每個管理員由登入使用者名稱進行識別。如果授予單一登入使用者名稱多個管理員權限，則一位人員便可以擔任一種以上的管理員。關於登記管理員的詳細資訊，請參閱登記和變更管理員。
您可以為每個管理員指定登入使用者名稱、登入密碼和加密密碼。加密密碼用於加密透過SNMPv3傳送的資料。它也可以由使用SNMPv3的應用程式使用，如DeviceManager NX。管理員被限制為管理印表機的設定以及控制使用者的存取，所以，無法使用如列印的功能。若要使用這些功能，管理員需要在通訊錄中登記為使用者，然後再以使用者進行驗證。先指定管理員驗證，再指定使用者驗證。關於指定驗證的詳細資訊，請參閱配置管理員驗證。
每個管理員角色
使用者管理員
這是管理通訊錄中個人資訊的管理員。
使用者管理員可以登記／刪除通訊錄中的使用者，或變更使用者的個人資訊。
已在通訊錄中登記的使用者也可變更與刪除自己的資訊。
如果使用者忘記自己的密碼，使用者管理員可將舊密碼刪除，並建立新密碼，讓使用者可以再次存取印表機。
機器管理員
這是主要管理印表機系統設定的管理員。您可以配置印表機設定，讓系統設定只能由機器管理員指定。您可進行印表機設定，防止未經授權的人員變更設定，並讓許多使用者能夠安全地操作印表機。
網路管理員
這是管理網路設定的管理員。您可以將印表機設定為只有網路管理員可以指定IP位址等網路設定以及收發電子郵件設定。
藉由配置網路設定，您可以防止未經授權的使用者變更設定與停用印表機，從而確保網路正常運作。
檔案管理員
此管理員管理已儲存的檔案，也可以指定和刪除鎖定列印檔案和其它檔案的密碼。
您可以指定使用者代碼驗證，而不指定管理員驗證。
