A hitelesítéshez az adminisztrátor felügyeli a készüléket és annak felhasználóit. A hitelesítéshez szükséges mind az adminisztrátorokkal, mind a felhasználókkal kapcsolatos adatok rögzítése; a felhasználók hitelesítése a belépési nevek és jelszavak segítségével történik.
Az adminisztrátorok négy csoportba sorolhatók. Mindegyik adminisztrátor a nyomtató használatának bizonyos területét felügyeli, például a beállításokat vagy a felhasználók regisztrációját.
Az egyes felhasználók hozzáférésének szabályozását a nyomtató funkcióihoz, illetve a rajta tárolt dokumentumokhoz és adatokhoz történő hozzáférés szabályozásáért felelős adminisztrátor végzi.
Amikor hitelesítés van beállítva a nyomtatón, lásd A felhasználói hitelesítés megadása esetén.