Guide utilisateurIM 550/600 series

Transfert d'un document reçu par fax à une adresse e-mail ou un dossier

En plus de pouvoir imprimer les fax reçus depuis l'appareil, vous pouvez également les transférer vers une adresse e-mail ou un dossier partagé sur votre ordinateur (Transfert). Cette fonction est pratique si vous souhaitez vérifier le contenu de fax reçus via e-mail lorsque vous n'êtes pas au bureau ou si vous souhaitez gérer les fax reçus dans le dossier de votre ordinateur.

Illustration du transfert d'un document de fax reçu
  • La configuration requise est la suivante :

    • Type d'écran Paramètres : Standard

      Sélectionnez [ON] sous [Paramètres initiaux détaillés][Fax Internet/E-mail/Dossier][Paramètre e-mail] pour la transmission vers des destinations e-mail.

      Sélectionnez [ON] sous [Paramètres initiaux détaillés][Fax Internet/E-mail/Dossier][Paramètre dossier] pour la transmission vers un dossier.

    • Type d'écran Paramètres : Classique

      Sélectionnez [ON] sous [Paramètres initiaux][Paramètre e-mail] pour la transmission vers les destinataires d'e-mail.

      Sélectionnez [ON] sous [Paramètres initiaux][Paramètre dossier] pour la transmission vers un dossier.

  • Le transfert des fax avec Réception verrouillage mémoire nécessitant la saisie de l'ID de verrouillage mémoire pour être imprimés n'est pas possible.

    Saisie du Code ID pour imprimer les documents reçus par fax

Remarque

  • Pour transférer un fax reçu à plusieurs destinataires, définissez le groupe de destinataires.

  • Vous pouvez également définir un destinataire spécifique pour chaque expéditeur.

  • Définition de l'action à effectuer en cas de réception de fax d'expéditeurs différents

  • Les images noir et blanc sont envoyées de la même manière que les transmissions fax standard.

  • Si un e-mail envoyé depuis cet appareil contient des caractères dans une langue autre que l'anglais, il est possible que le message soit déformé.

  • Les documents peuvent toujours être transférés ou délivrés à des destinataires d'e-mail ou des dossiers, même si [OFF] est sélectionné pour [Paramètre e-mail] ou [Paramètre dossier].

Transfert de fax reçus vers une adresse e-mail (Type d'écran de paramètres : Standard)

Enregistrez une adresse e-mail vers laquelle envoyer les fax reçus dans le carnet d'adresses, et définissez l'adresse en tant que destinataire de transfert dans [Transfert] sous [Paramètres fax].

1Appuyez sur [Carnet d'adresses] sur l’écran d'Accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

2Appuyez sur [Enreg.] sur l’écran du carnet d'adresses.

Illustration de l'écran du panneau de commande

3Indiquez les informations du destinataire dans les champs de saisie affichés dans l'onglet [Nom], puis sélectionnez un titre pour classer le destinataire.

Illustration de l'écran du panneau de commande

4Sélectionnez l'onglet [Destinations], puis appuyez sur [Adresse e-mail].

5Saisissez l'adresse e-mail vers laquelle envoyer le fax dans le champ de saisie Adresse e-mail.

6Sélectionnez [Oui] dans [Envoyer via serveur SMTP].

7Appuyez sur [OK].

8Appuyez sur [Accueil] () après avoir configuré le paramètre.

L'enregistrement du destinataire de transfert est terminé. Passez à l'activation du transfert, puis définissez le destinataire de transfert.

9Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

10Appuyez sur [Paramètres Fax] sur l'écran Paramètres.

Illustration de l'écran du panneau de commande

11Appuyez sur [Paramètres réception][Paramètres de fichier en réception][Action après réception de fichier] pour afficher l’écran de configuration.

12Appuyez sur [ON] dans [Transfert].

Illustration de l'écran du panneau de commande

13Appuyez sur [Transfert].

14Appuyez sur [Récepteur].

15Sélectionnez [Adresse e-mail], puis sélectionnez le destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

16Appuyez sur [OK].

17Si vous n'imprimez pas le fax à transférer sur l'appareil, appuyez sur [OK] pour revenir à l'écran [Action après réception de fichier], puis sélectionnez [OFF] dans [Imprimer].

18Appuyez sur [OK].

19Appuyez sur [Accueil] () après avoir défini les paramètres.

Remarque

  • Les fonctions de fax suivantes ne peuvent pas être utilisées quand vous définissez un destinataire E-mail :

    • Transmission immédiate

    • Prise de ligne sans décrocher

    • Numérotation manuelle

    • Réseau fermé

    • Transmission JBIG

    • ECM (Mode de correction d'erreur)

    • Transfert fichier mémoire

Transfert de fax reçus vers un dossier (Type d'écran de paramètres : Standard)

Créez un dossier partagé sur votre ordinateur, enregistrez le chemin d'accès à ce dossier dans le carnet d'adresses de l'appareil, puis activez Transfert.

Création d'un dossier partagé pour stocker les fax transférés

Créez un dossier partagé sur votre ordinateur et définissez les autorisations d'accès du dossier pour interdire les autres utilisateurs de visualiser le contenu.

1Dans l'Explorateur Windows, créez un dossier à partager.

Un dossier est créé (nommé « shared_doc » pour cet exemple).

2Faites un clic droit sur le dossier créé, puis cliquez sur [Propriétés].

3Sous l'onglet [Partage], cliquez sur [Partage avancé].

Illustration de l'écran OS

4Cochez la case [Partager ce dossier], puis cliquez sur [Autorisations].

Une fois la procédure terminée, supprimer Tout le monde (utilisateur non spécifié) et ajoutez un utilisateur autorisé à accéder au dossier.

5Sélectionnez [Tout le monde] sous [Noms de groupes ou d'utilisateurs], puis cliquez sur [Supprimer].

6Cliquez sur [Ajouter] [Avancé] [Types d'objets].

7Sélectionnez [Utilisateurs], puis cliquez sur [OK].

Illustration de l'écran OS

8Cliquez sur [Emplacements], sélectionnez le nom du domaine ou du groupe de travail auquel l'utilisateur appartient, puis cliquez sur [OK].

9Cliquez sur [Rechercher maintenant].

10Sélectionnez le nom utilisateur de connexion de l'ordinateur à ajouter parmi les résultats de recherche, puis cliquez sur [OK].

11Cliquez sur [OK].

12Sélectionnez l’utilisateur ajouté et cochez la case [Autoriser] sous [Autorisations].

Illustration de l'écran OS

Les autorisations d'accès pour le dossier ont été correctement configurées. Cliquez sur [OK] pour fermer toutes les fenêtres et continuez d'utiliser l'appareil.

Enregistrement du chemin d'accès au dossier partagé dans le carnet d'adresses

Enregistrez le dossier créé « shared_doc » en tant que destinataire de transfert, puis vérifiez que vous avez accès au dossier.

1Appuyez sur [Carnet d'adresses] sur l’écran d'Accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

2Appuyez sur [Enreg.] sur l’écran du carnet d'adresses.

Illustration de l'écran du panneau de commande

3Saisissez les informations de la destination dans les champs de saisie affichés sous l'onglet [Nom] puis sélectionnez le titre pour classifier la destination.

Illustration de l'écran du panneau de commande

4Sélectionnez l'onglet [Destinations], puis appuyez sur [Dossier].

5Sélectionnez [SMB (Envoi vers dossier partagé sur PC)] dans « Protocole ».

6Spécifiez le chemin d'accès réseau vers le dossier destinataire de transfert dans « Chemin ».

Saisie manuelle du nom du chemin

Si le nom de l'ordinateur est « User1PC » et que le nom du dossier partagé est « shared_doc », saisissez ce qui suit :

\\Utilisateur1PC\doc_partage

Sélection d'un dossier dans la liste

Saisissez l'adresse IP de l'ordinateur sur lequel un dossier partagé doit être recherché, puis appuyez sur [Parcourir le réseau] pour sélectionner le dossier destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

7Dans « Infos auth. dossier », sélectionnez [Spécifier autres info auth.], puis saisissez le nom et le mot de passe de l'utilisateur sur l'ordinateur sur lequel le dossier destinataire de transfert se trouve.

8Appuyez sur [Test connexion].

Lorsqu’aucune connexion n’est établie, vérifiez le message qui s’affiche.

Lorsqu'un message apparaît lors de l'utilisation de la fonction Fax

Le dossier est enregistré après un test de connexion réussi. Définissez ensuite le dossier enregistré en tant que destinataire de transfert dans [Transfert] sous [Paramètres fax].

9Appuyez sur [OK].

10Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

11Appuyez sur [Paramètres Fax] sur l'écran Paramètres.

Illustration de l'écran du panneau de commande

12Appuyez sur [Paramètres réception][Paramètres de fichier en réception][Action après réception de fichier] pour afficher l’écran de configuration.

13Sélectionnez [ON] dans [Transfert].

Illustration de l'écran du panneau de commande

14Appuyez sur [Transfert].

15Appuyez sur [Récepteur].

16Sélectionnez [Dossier], puis sélectionnez le destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

17Appuyez sur [OK].

18Si vous n'imprimez pas le fax à transférer sur l'appareil, appuyez sur [OK] pour revenir à l'écran [Action après réception de fichier], puis sélectionnez [OFF] dans [Imprimer].

19Appuyez sur [OK].

20Appuyez sur [Paramètres réception][Paramètres transfert vers dossier][Param. nom de fichier ds Transfert vers doss.].

  • Ajouter informations sur le destinataire au nom de fichier

    Sélectionnez [Oui] pour inclure le nom de l'expéditeur et le numéro de fax dans le nom du fichier transféré.

  • Limite de carac. du nom de fichier

    Sélectionnez [Oui] pour éviter toute apparition de caractères tronqués dans le nom de fichier ou perte de données.

21Appuyez sur [OK].

22Appuyez sur [Accueil] () après avoir défini les paramètres.

Remarque

  • Les fonctions de fax suivantes ne peuvent pas être utilisées quand vous définissez un destinataire Dossier :

    • Transmission immédiate

    • Prise de ligne sans décrocher

    • Numérotation manuelle

    • Réseau fermé

    • Transmission JBIG

    • ECM (Mode de correction d'erreur)

    • Transfert fichier mémoire

    • Historique des destinataires

    • Saisir des destinataires manuellement

Transfert des données reçues vers une adresse e-mail (Type d'écran de paramètres : Classique)

Enregistrez une adresse e-mail vers laquelle envoyer les fax reçus dans le carnet d'adresses, et définissez l'adresse en tant que destinataire de transfert dans [Transfert] sous [Paramètres fax].

1Appuyez sur [Carnet d'adresses] sur l’écran d'Accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

2Appuyez sur [Enreg.] sur l’écran du carnet d'adresses.

Illustration de l'écran du panneau de commande

Les éléments affichés à l'écran peuvent varier en fonction de la version de RICOH Always Current Technology installée sur la machine.

3Indiquez les informations du destinataire dans les champs de saisie affichés dans l'onglet [Nom], puis sélectionnez un titre pour classer le destinataire.

Illustration de l'écran du panneau de commande

4Sélectionnez l'onglet [Destinations], puis appuyez sur [Adresse e-mail].

Illustration de l'écran du panneau de commande

5Saisissez l'adresse e-mail vers laquelle envoyer le fax dans le champ de saisie Adresse e-mail.

Illustration de l'écran du panneau de commande

6Sélectionnez [Oui] dans [Envoyer via serveur SMTP] et appuyez sur OK.

7Appuyez sur [Accueil] (Illustration de l'écran du panneau de commande) après avoir configuré les paramètres.

L'enregistrement du destinataire de transfert est terminé. Passez à l'activation du transfert, puis définissez le destinataire de transfert.

8Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

9Appuyez sur [Fonctions de l'appareil]sur l'écran des paramètres initiaux.

Illustration de l'écran du panneau de commande

10Appuyez sur [Paramètres fax] onglet [Paramètres de réception][Paramètre de fichier en réception] pour afficher l'écran de configuration, puis appuyez sur [Transfert].

Illustration de l'écran du panneau de commande

11Appuyez sur [ON], puis affichez l'onglet [E-mail].

12Sélectionnez le destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

13Appuyez sur [OK].

14Si vous n'imprimez pas le fax à transférer sur l'appareil, appuyez sur [OK] pour revenir à l'écran Paramètres des fichiers en réception, puis sélectionnez [OFF] dans [Imprimer].

15Appuyez sur [OK].

16Appuyez sur [Accueil] (Illustration de l'écran du panneau de commande) après avoir effectué les réglages.

Remarque

  • Les fonctions de fax suivantes ne peuvent pas être utilisées quand vous définissez un destinataire E-mail :

    • Transmission immédiate

    • Prise de ligne sans décrocher

    • Numérotation manuelle

    • Réseau fermé

    • Transmission JBIG

    • ECM (Mode de correction d'erreur)

    • Transfert fichier mémoire

Transfert des fax reçus vers un dossier (Type d'écran de paramètres : Classique)

Créez un dossier partagé sur votre ordinateur, enregistrez le chemin d'accès à ce dossier dans le carnet d'adresses de l'appareil, puis activez Transfert.

Création d'un dossier partagé pour stocker les fax transférés

Créez un dossier partagé sur votre ordinateur et définissez les autorisations d'accès du dossier pour interdire les autres utilisateurs de visualiser le contenu.

1Dans l'Explorateur Windows, créez un dossier à partager.

Un dossier est créé (nommé « shared_doc » pour cet exemple).

2Faites un clic droit sur le dossier créé, puis cliquez sur [Propriétés].

3Sous l'onglet [Partage], cliquez sur [Partage avancé].

Illustration de l'écran OS

4Cochez la case [Partager ce dossier], puis cliquez sur [Autorisations].

Une fois la procédure terminée, supprimer Tout le monde (utilisateur non spécifié) et ajoutez un utilisateur autorisé à accéder au dossier.

5Sélectionnez [Tout le monde] sous [Noms de groupes ou d'utilisateurs], puis cliquez sur [Supprimer].

6Cliquez sur [Ajouter] [Avancé] [Types d'objets].

7Sélectionnez [Utilisateurs], puis cliquez sur [OK].

Illustration de l'écran OS

8Cliquez sur [Emplacements], sélectionnez le nom du domaine ou du groupe de travail auquel l'utilisateur appartient, puis cliquez sur [OK].

9Cliquez sur [Rechercher maintenant].

10Sélectionnez le nom utilisateur de connexion de l'ordinateur à ajouter parmi les résultats de recherche, puis cliquez sur [OK].

11Cliquez sur [OK].

12Sélectionnez l’utilisateur ajouté et cochez la case [Autoriser] sous [Autorisations].

Illustration de l'écran OS

Les autorisations d'accès pour le dossier ont été correctement configurées. Cliquez sur [OK] pour fermer toutes les fenêtres et continuez d'utiliser l'appareil.

Enregistrement du chemin d'accès au dossier partagé dans le carnet d'adresses

Enregistrez le dossier créé « shared_doc » en tant que destinataire de transfert, puis vérifiez que vous avez accès au dossier.

1Appuyez sur [Carnet d'adresses] sur l’écran d'Accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

2Appuyez sur [Enreg.] sur l’écran du carnet d'adresses.

Illustration de l'écran du panneau de commande

Les éléments affichés à l'écran peuvent varier en fonction de la version de RICOH Always Current Technology installée sur la machine.

3Saisissez les informations de la destination dans les champs de saisie affichés sous l'onglet [Nom] puis sélectionnez le titre pour classifier la destination.

Illustration de l'écran du panneau de commande

4Sélectionnez l'onglet [Destinations], puis appuyez sur [Dossier].

Illustration de l'écran du panneau de commande

5Sélectionnez [SMB (Envoi vers dossier partagé sur PC)] dans « Protocole ».

6Spécifiez le chemin d'accès réseau vers le dossier destinataire de transfert dans « Chemin ».

Illustration de l'écran du panneau de commande

Saisie manuelle du nom du chemin

Si le nom de l'ordinateur est « User1PC » et que le nom du dossier partagé est « shared_doc », saisissez ce qui suit :

\\Utilisateur1PC\doc_partage

Sélection d'un dossier dans la liste

Saisissez l'adresse IP de l'ordinateur sur lequel un dossier partagé doit être recherché, puis appuyez sur [Parcourir le réseau] pour sélectionner le dossier destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

7Sous « Infos auth. dossier », sélectionnez [Spécifier autres info auth.], puis saisissez le nom et le mot de passe de l'utilisateur sur l'ordinateur sur lequel le dossier destinataire de transfert se trouve.

8Appuyez sur [Test connexion].

Lorsqu’aucune connexion n’est établie, vérifiez le message qui s’affiche.

Lorsqu'un message apparaît lors de l'utilisation de la fonction Fax

Le dossier est enregistré après un test de connexion réussi. Définissez ensuite le dossier enregistré en tant que destinataire de transfert dans [Transfert] sous [Paramètres fax].

9Appuyez sur [OK].

10Appuyez sur [Paramètres] sur l'écran d'accueil.

Illustration de l'écran du panneau de commande

11Appuyez sur [Fonctions de l'appareil]sur l'écran des paramètres initiaux.

Illustration de l'écran du panneau de commande

12Appuyez sur [Paramètres fax] onglet [Paramètres de réception][Paramètre de fichier en réception] pour afficher l'écran de configuration, puis appuyez sur [Transfert].

Illustration de l'écran du panneau de commande

13Appuyez sur [ON], puis affichez l'onglet [Dossier].

14Sélectionnez le destinataire de transfert.

Illustration de l'écran du panneau de commande

15Appuyez sur [OK].

16Si vous n'imprimez pas le fax à transférer sur l'appareil, appuyez sur [OK] pour revenir à l'écran Paramètres des fichiers en réception, puis sélectionnez [OFF] dans [Imprimer].

17Appuyez sur [OK].

18Pour inclure le nom et le numéro de fax de l'expéditeur dans le nom du fichier transféré, configurez les paramètres sous l'onglet [Paramètres initiaux][Définition paramètre].

Sélectionnez le bit numéro [4] sous le commutateur numéro [37], puis remplacez la valeur actuelle par « 1 ».

Modification des réglages de paramètres

  • Pour éviter l'inclusion de caractères déformés dans le nom du fichier et les pertes de données, sélectionnez le bit numéro [5] sous le commutateur numéro [37] et remplacez la valeur actuelle par « 1 ».

19Appuyez sur [OK].

20Appuyez sur [Accueil] (Illustration de l'écran du panneau de commande) après avoir effectué les réglages.

Remarque

  • Les fonctions de fax suivantes ne peuvent pas être utilisées quand vous définissez un destinataire Dossier :

    • Transmission immédiate

    • Prise de ligne sans décrocher

    • Numérotation manuelle

    • Réseau fermé

    • Transmission JBIG

    • ECM (Mode de correction d'erreur)

    • Transfert fichier mémoire

    • Historique des destinataires

    • Saisir des destinataires manuellement