在扫描的数据中嵌入文本信息

您可以使用 OCR 功能在扫描的文件中嵌入文本信息，而不用处理计算机中的数据。

重要信息

  • 有关此功能所需可选单元的详细信息，请参见设备的《用户指南》。

  • OCR功能可处理每页多达40,000个字符的文本。

  • OCR功能可识别以下语言：

    • 英语、德语、法语、意大利语、西班牙语、荷兰语、葡萄牙语、波兰语、瑞典语、芬兰语、匈牙利语、挪威语、丹麦语、日语。

  • 此功能支持以下文件类型：[PDF]、[高压缩PDF]和[PDF／A]。

  • 扫描原稿时，如果在[扫描设置]下的[原稿类型] 选项卡中选择了[黑白：照片]，则机器会将文本扫描为灰色阴影，且可能无法正确识别文字和页面的顶端及底端。如果 OCR 精度的优先级高于图像质量，则扫描原稿时，在[扫描设置]下的[原稿类型]选项卡中选择[黑白：文字]。

  • 下列情况中无法使用OCR功能：

    • [TIFF / JPEG]或[TIFF]被选为文件类型。

    • 选择[100 dpi]作为分辨率。

    • 使用WSD或DSM目的地列表时。

  1. 按[发送文件类型/名称]。

  2. 按[文件类型]中的[PDF]。

  3. 在PDF文件设置中按[OCR设置]，然后按[开]。

  4. 根据需要配置[加提取文字至文件名]、[删除空白页]和[认知语言]等设置。
    如果出现以下情况，则不能指定[加提取文字至文件名]：

    • 在[保存文件]中选择了[保存到硬盘]。

    • 设置指定如下。

      • 设置界面类型：标准
        [扫描仪特性] [发送设置] [电子邮件（URL链接）] [文件电子邮件发送方式] [发送URL链接]

      • 设置界面类型：传统
        [扫描仪特性] [发送设置] 选项卡 [文件电子邮件发送方式] [发送URL链接]

  5. 按两次[确定]。

注

  • 当通过指定放大比例缩小以200 dpi或更大分辨率扫描的图像时，有效分辨率可能低于200 dpi。在这些情况下可以应用OCR功能，但文本识别精确度可能会降低。

  • 根据字符的形状或类型，字符可能无法正确识别。

  • 如果扫描页面不包含可以识别为文字的部分，则生成PDF文件不包含嵌入式文本。

  • 原稿的预览图像和扫描结果（pdf文件）的顶部/底部方向并不总是相同。

  • 如果页面包含较大的空白区域，则页面的顶端和底端无法正确识别。

  • 如果文件的所有页都被确定为空白页，则无法生成PDF文件。如果出现这种情况，请确保正确放置原稿并重试。

  • 如果扫描页面弄脏或有污点，或可以看见页面背面的图像，则无法识别空白页或页面顶端和底端。

  • 将OCR功能应用到扫描时，则无法识别任何类型页面。如果打印文字或嵌入式文字的宽度不同，则嵌入式文字与扫描页中打印文字的位置可能不吻合。

  • 在启用OCR功能的情况下扫描文件并发送到电子邮件或文件夹目的地时，则连续扫描作业可能需要一定时间来启动。

PDF文件的安全设置

使用安全设置可防止未经授权访问PDF文件。

重要信息

  • 只能为 PDF 和 高压缩PDF 文件指定安全性设置。

  • 只能对通过电子邮件或“扫描到文件夹”发送并保存到存储设备上的扫描文件加密。

  • 没有相应的文件密码将无法打开已加密的文件。切勿忘记文件密码。

设定一个文件密码保护PDF文件并将它加密。某文件的密码不能与权限变更密码相同。

只有知道该密码的用户才能打开和解密该PDF文件。

  1. 按[发送文件类型/名称]。

  2. 按[PDF]。
    如有必要，选择[高压缩PDF]。

  3. 按[安全设置]。

  4. 请确保选择了[加密]选项卡。

  5. 在[加密文档]中，按[开]。

  6. 按[输入]。

  7. 输入密码，然后按[确定]。
    文件密码最多可包含32个字符。
    在此输入的密码也就是将来打开PDF文件时需要的密码。

  8. 再次输入密码进行确认，然后按[确定]。

  9. 在[加密等级]中，选择[40位RC4]，[128位RC4]，[128位AES]或[256位AES]。

  10. 按两次[确定]。

注

  • 无法使用 Adobe Acrobat Reader 3.0 或 4.0 查看采用[128位RC4]加密所创建的 PDF 文件。

  • 仅可在 Adobe Reader 7.0 或更高版本上查看采用[128位AES]加密所创建的 PDF 文件。

  • 仅可在 Adobe Reader 9.0 或更高版本上查看采用[256位AES]加密所创建的 PDF 文件.

  • 如果[仅低分辨率]被选为打印权限，则不能将[40位RC4]选为 PDF 文件的加密级别。

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更改PDF文件的安全权限

设定一个文件密码保护PDF文件并将它加密。某文件的密码不能与权限变更密码相同。

只有知道该密码的用户才能打开和解密该PDF文件。

重要信息

  • 没有权限变更密码不能重设或更改文件的限制设置。记下权限变更密码并安全保存。

  1. 按[发送文件类型/名称]。

  2. 按[PDF]。
    如有必要，选择[高压缩PDF]。

  3. 按[安全设置]。

  4. 按[许可]选项卡。

  5. 在[权限变更密码]中，按[设置]。

  6. 在[密码]中，按[输入]。

  7. 输入密码，然后按[确定]。
    权限变更密码最多可包含32个字符。
    在此输入的密码也就是将来更改PDF文件的安全设置时需要的密码。

  8. 再次输入密码进行确认，然后按[确定]。

  9. 选择安全许可设置。

    可指定如下安全设置：

    • 打印权限：[禁止]，[允许],或[仅低分辨率]

    • 编辑权限：[禁止]或[允许]

    • 复制或内容提取许可：[禁止]或[允许]

  10. 按两次[确定]。

注

  • 如果[40位RC4]被选为 PDF 加密等级，则不能将[仅低分辨率]选为打印权限。

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