Gegevens coderen om gegevenslekken te voorkomen wanneer een apparaat wordt gestolen of afgevoerd

Door gegevens in het geheugen van het apparaat te coderen, kunt u gegevenslekken voorkomen wanneer het apparaat wordt gestolen, vervangen wordt door een nieuwe of wordt afgevoerd.

Gegevenscodering in het geheugen

Illustratie van het voorkomen van het uitlekken van gegevens

Codering is een effectieve maatregel tegen gegevenslekken. Zorg ervoor dat de coderingssleutel voor decodering zich in een veilige plaats bevindt. Druk het af op papier of sla het op een SD-kaart op.

Gegevens overschrijven om herstel te voorkomen

U kunt gegevens verwijderen die van u niet mogen worden hersteld. Met de functie Geheugen volledig wissen worden alle gegevens verwijderd en wordt het geheugen van het apparaat geïnitialiseerd.

Gegevens in het geheugen coderen

Houd SD-kaarten of USB-geheugenopslagapparaten buiten bereik van kinderen. Als een kind per ongeluk een SD-kaart of USB-geheugenopslagapparaat inslikt, moet u onmiddellijk een arts raadplegen.

U kunt gegevens in het adresboek, verificatie-informatie en opgeslagen documenten coderen om gegevenslekken te voorkomen wanneer het geheugen uit het apparaat wordt verwijderd.

Zodra de codering is ingeschakeld, worden alle gegevens in de toekomst op het apparaat gecodeerd opgeslagen.

Het coderingsalgoritme dat in het apparaat wordt gebruikt, is AES-256.

Het apparaat kan niet worden gebruikt terwijl gegevens worden gecodeerd, de coderingssleutel wordt bijgewerkt of de codering wordt geannuleerd.
Schakel het apparaat niet uit tijdens het coderen van gegevens, het bijwerken van de coderingssleutel of het annuleren van de codering. Wanneer het apparaat uitschakelt, kan het geheugen beschadigd raken en kunnen alle gegevens onbruikbaar worden.
Het coderingsproces duurt enkele uren. Wanneer het coderingsproces eenmaal gestart is, kunt u dit niet meer stoppen.
De coderingssleutel is noodzakelijk voor gegevensherstel of migratie naar een ander apparaat. Zorg ervoor dat de coderingssleutel zich op een veilige plaats bevindt door deze op een vel papier af te drukken of op een SD-kaart op te slaan.
Om gegevens van het apparaat naar een ander apparaat over te zetten, moet u de gecodeerde gegevens decoderen. Neem contact op met uw servicevertegenwoordiger over de gegevensmigratie.
Wanneer u zowel de functie Het geheugen wissen als de coderingsfunctie instelt, wordt de functie Het geheugen wissen eerst uitgevoerd. Codering start nadat de functie Het geheugen wissen is voltooid en het apparaat opnieuw is opgestart.

Druk op het Home-scherm op [Instellingen].

Druk op [Apparaateigenschappen] op het instellingenscherm.

Druk op [Systeeminstellingen][Beheerderstoepassingen][Coderingsinstellingen apparaatgegevens] om het instellingenscherm weer te geven.

Druk op [Codeer].

Wanneer de gegevens gecodeerd zijn, kunt u de gegevens decoderen of een back-up van de gegevens maken.
- Codering annuleren: Hiermee annuleert u de codering.
- Back-up cod.sleutel: Maakt een back-up van de versleutelingssleutel. De coderingsinstelling wordt niet gewijzigd. Ga naar stap 7.

Selecteer een van de opties uit [Alle gegevens], [Alleen geg. best.sys.] en [Alle geg. format.] om de gegevens te coderen.

De initiële instellingen van het apparaat zijn niet geïnitialiseerd, ongeacht de optie die u selecteert.

Alle gegevens: Hiermee codeert u alle gegevens.
Alleen geg. best.sys.: De volgende gegevens worden versleuteld of geïnitialiseerd:
- Gegevens die zijn gecodeerd
  Adresboek, geregistreerde lettertypen, taaklogboeken, toegangslogboeken, miniatuurafbeeldingen van opgeslagen documenten, verzonden/ontvangen E-mail, gespoolde taken
- Gegevens die zijn geïnitialiseerd
  Opgeslagen documenten (documenten gerelateerd aan vergrendelde afdruk)
Alle geg. format.: Hiermee initialiseert u alle gegevens zonder codering. De gegevens in NVRAM (geheugen dat behouden blijft, óók als het apparaat wordt uitgeschakeld) worden niet verwijderd (geïnitaliseerd).

Selecteer de locatie waar de coderingssleutel moet worden opgeslagen.

Op SD opsl.: Hiermee slaat u de coderingssleutel op een SD-kaart op. Steek een SD-kaart in de mediasleuf en druk vervolgens op [Op SD opsl.][OK].
Afdr. op papier: Hiermee drukt u de coderingssleutel op een vel papier af. Druk op [Afdr. op papier][Starten].

Druk op [OK].

Het coderings- of initalisatieproces begint.

Nadat het proces is voltooid, drukt u op Home ( Operation panel screen illustration ).

Zet het apparaat uit en vervolgens weer aan.

Wanneer het apparaat opnieuw ingeschakeld is, begint het apparaat met het converteren van de gegevens in het geheugen. Wacht tot het bericht "Geheugenconversie voltooid. Schakel de hoofdstroomschakelaar uit." wordt weergegeven. Daarna schakelt u de hoofdstroomschakelaar weer in.

Het apparaat initialiseren met de functie Het geheugen wissen

Overschrijf en wis alle gegevens die in het geheugen staan opgeslagen als u het apparaat wilt verplaatsen of wilt wegdoen. De apparaatinstellingen die in het geheugen van het apparaat zijn opgeslagen, worden geïnitialiseerd.

Voor meer informatie over het gebruik van het apparaat na het uitvoeren van Het geheugen wissen, neemt u contact op met uw servicevertegenwoordiger.

Wanneer de methode met de willekeurige cijfers is geselecteerd en het overschrijven is ingesteld op drie keer, dan duurt het proces Het geheugen wissen ongeveer 30 seconden. U kunt het apparaat niet bedienen tijdens het overschrijven.

Druk op het Home-scherm op [Instellingen].

Druk op [Apparaateigenschappen] op het instellingenscherm.

Druk op [Systeeminstellingen][Beheerderstoepassingen][Het geheugen wissen] om het instellingenscherm weer te geven.

Selecteer de overschrijfmethode.

NSA^*1: Hiermee overschrijft u de gegevens twee keer met willekeurige cijfers en eenmaal met nullen.
DoD^*2: Hiermee overschrijft u de gegevens met een willekeurig nummer, na voltooiing met een ander willekeurig nummer, waarna de gegevens vervolgens worden geverifieerd.
Willekeurige cijf.: Hiermee overschrijft u de gegevens meerdere keren met willekeurige cijfers. Selecteer het aantal keer dat de gegevens moeten worden overschreven: van 1 tot 9.
BSI/VSITR: Hiermee overschrijft u de gegevens 7 keer met een vaste waarde (bijvoorbeeld: 0x00).
Veilig wissen: Hiermee overschrijft u de gegevens met behulp van een algoritme die in het geheugen is ingebouwd.
Formatteren: Hiermee formatteert u het geheugen. Er worden geen gegevens overschreven.

*1 National Security Agency (Verenigde Staten)

*2 Ministerie van Defensie (Verenigde Staten)

Druk op [Wissen].

Druk op [Ja].

Wanneer het proces Het geheugen wissen is voltooid, drukt u op [Afsluiten] en schakelt u het apparaat uit.

Initialiseer de instellingen in het bedieningspaneel, indien nodig. Druk op [Schermfunctie-instellingen][Apparaatinstellingen van scherm][Schermfunctie-instellingen initialiseren] om de instellingen van de toepassingen of rapporten te initialiseren.