การจัดการไฟล์ที่จัดเก็บไว้
หัวข้อนี้อธิบายถึงวิธีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้
คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะอนุญาตให้ใครสามารถเข้าถึงไฟล์สแกนและไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ใน Document Server
ระบบนี้จะช่วยป้องกันการกระทำต่างๆ จากผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต เช่น การพิมพ์ หรือการส่งไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้
นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดได้ว่าผู้ใช้รายใดบ้างที่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขหรือลบไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้
ชนิดของสิทธิ์การเข้าถึง
หากต้องการจำกัดการใช้งานไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ 4 ชนิด
สิทธิ์เริ่มต้นในการเข้าถึงสำหรับเจ้าของคือ "Read-only" นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้อีกด้วย
สิทธิ์การเข้าถึง | คำอธิบาย |
|---|---|
Read-only | คุณสามารถตรวจสอบดูเนื้อหาของข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ พิมพ์งาน และส่งไฟล์ต่างๆ ได้ |
Edit | คุณสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขการตั้งค่าการพิมพ์สำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ได้ รวมถึงสิทธิ์ในการดูไฟล์ด้วย |
Edit / Delete | คุณสามารถลบไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ได้ รวมถึงสิทธิ์ในการดูและเปลี่ยนแปลงแก้ไขไฟล์ |
Full Control | คุณสามารถกำหนดผู้ใช้งานและสิทธิ์การเข้าถึง รวมถึงสิทธิ์ในการดู แก้ไข และแก้ไข/ลบไฟล์ |
นอกจากผู้ดูแลระบบไฟล์จะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแล้ว ยังสามารถลบไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ได้อีกด้วย ดูรายละเอียดวิธีการลบเอกสารได้จากหัวข้อ "การลบเอกสารที่จัดเก็บไว้", คัดลอก
รหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้
ผู้ดูแลระบบไฟล์หรือเจ้าของจะสามารถเป็นผู้กำหนดรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ได้ คุณสามารถเพิ่มการป้องกันการใช้งานไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาต สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการกำหนดรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ โปรดดู การกำหนดรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้
แม้ว่าไม่ได้มีการตั้งค่าระบบยืนยันตัวตนของผู้ใช้ แต่คุณสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่เก็บบันทึกไว้ได้
สามารถเก็บบันทึกไฟล์ได้โดยผู้ใช้งานทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ Document Server, ฟังก์ชันถ่ายเอกสาร, ฟังก์ชันสแกนเนอร์, ฟังก์ชันแฟกซ์ หรือฟังก์ชันเครื่องพิมพ์
คุณยังสามารถตรวจสอบเนื้อหาของไฟล์ที่จัดเก็บได้โดยใช้เว็บเบราเซอร์จากคอมพิวเตอร์เครือข่าย (ใช้ Web Image Monitor ที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์) สำหรับรายละเอียด โปรดดู วิธีใช้ Web Image Monitor