การป้องกันการถ่ายสำเนาจากผู้ไม่ได้รับอนุญาตได้

เมื่อใช้ฟังก์ชันการถ่ายเอกสารหรือพรินเตอร์ไดรฟ์เวอร์ จะสามารถพิมพ์ภาพลงบนสำเนาได้ หากทำสำเนาด้วยเครื่องที่มีการใช้ฟังก์ชัน Copy Data Security เอกสารที่มีการป้องกันไว้จะออกมาเป็นสีเทาทั้งหน้า การป้องกันนี้สามารถลดความเสี่ยงจากการทำสำเนาข้อมูลที่เป็นความลับ ในส่วนของแฟกซ์ก็เช่นกัน เอกสารจะถูกทำให้เป็นสีเทาทั้งหน้าก่อนส่งออกหรือจัดเก็บ ถ้ามีการถ่ายสำเนาเอกสารที่ได้รับการปกป้องจากการทำสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาตบนเครื่องที่เปิดใช้งานฟังก์ชัน Copy Data Security เครื่องจะส่งเสียงเตือนเพื่อแจ้งผู้ใช้ว่ามีการถ่ายสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาต

ถ้าถ่ายสำเนาเอกสารด้วยเครื่องที่ปิดใช้งานฟังก์ชัน Copy Data Security ข้อความที่ซ่อนไว้จะปรากฏในสำเนา เพื่อแสดงให้เห็นว่าเป็นสำเนาที่ไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อใช้ฟังก์ชันการถ่ายเอกสารหรือพรินเตอร์ไดรฟ์เวอร์ จะสามารถเพิ่มข้อความลงบนสำเนาที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ การถ่ายสำเนา สแกนหรือจัดเก็บลงใน Document Server ข้อความดังกล่าวจะแสดงอยู่บนสำเนา