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您可以使用OCR功能，在已掃描的文件中內嵌文字資訊，無須在電腦上處理資料。
關於此功能所需選購單元的詳細資訊，請參閱「開始使用」中的「需要選購配置的功能」。
本項功能支援下列檔案種類：[PDF]、[高壓縮PDF]和[PDF/A]。
如果掃描原稿時，[原稿種類]選擇[黑白：照片]，則會以灰色調掃描文字，而位於頁面頂端和底部的字元可能無法正確辨識。如果OCR辨識精確度的優先性高於影像品質，則掃描原稿時，[原稿種類]請選擇[黑白：文字]。
在下列情況中無法使用OCR功能：
檔案種類選擇了[TIFF/JPEG]或[TIFF]。
已選擇解析度[100 dpi]。
使用WSD或DSM目的地清單時。
放置原稿。
按下[傳送檔案種類／名稱]。
在[檔案種類]中按下[PDF]。
按下PDF檔案設定中的[OCR設定]，然後按下[開啟]。
根據需要，進行[文字加入檔案名稱]、[刪除空白頁面]和[辨識語言]等設定。
按兩下[確定]。
若要傳送電子郵件，請設定目的地位址，並進行其他必要設定。
按下[開始]。
OCR功能最多可處理每頁40,000個字元。
OCR功能可辨識下列語言：
英文、德文、法文、義大利文、西班牙文、荷蘭文、葡萄牙文、波蘭文、瑞典文、芬蘭文、匈牙利文、挪威文、丹麥文、日文
指定重製比率，將使用200 dpi以上解析度掃描的影像縮小時，有效解析度可能不到200 dpi。在此類情況中可套用OCR功能，但文字辨識精確度可能會下降。
若在[儲存檔案]中選擇了[儲存到硬碟]，則無法指定[文字加入檔案名稱]。
視字元形狀或類型而定，可能無法正確辨識字元。
如果掃描的頁面中，未包含可識別為字元的部分，則會產生無內嵌文字的PDF檔案。
如果頁面包含大塊空白區域，則可能無法正確辨識頁面的頂端和底部。
如果文件中的所有頁面皆判定為空白頁，則不會產生PDF檔。此時，請確認原稿是否放置正確，然後再試一次。
如果掃描的頁面上有污漬或污點，或可看透頁面背後的影像，則可能無法正確辨識空白頁或頁面的頂端和底部。
將OCR功能應用於掃描時，將不會識別字體。如果列印字元和內嵌字元的寬度不同，則內嵌文字的位置可能與掃描頁上列印文字的位置不符。
若掃描文件時啟用了OCR功能，以將文件傳送到電子郵件或資料夾目的地，則連續掃描工作可能需要一段時間才能開始。
