Denne delen forklarer begrepene "administrator", "systemansvarlig", "bruker" og "eier" slik de er brukt i denne håndboken.
Administrator
Det finnes fire typer administratorer for skriveren: brukeradministrator, maskinadministrator, nettverksadministrator og filadministrator.
Hovedrollen deres er å angi innstillingene for bruken av skriveren. Tilgangsrettighetene deres avhenger av administratortypen. Administratorer kan ikke utføre vanlige operasjoner, som f.eks. utskrift.
Systemansvarlig
Det fins bare en systemansvarlig. Systemansvarlig kan angi administratorenes passord. For vanlige operasjoner trenger man ikke en systemansvarlig, siden administratorene kan angi sine egne passord.
Bruker
Brukere er personer som bruker skriveren til vanlige operasjoner, f.eks. utskrift.
Eier
En bruker som har registrert filer i skriveren under utskriftsfunksjonen eller andre funksjoner, kalles en eier.