Dette afsnit forklarer begreberne "administrator", "supervisor", "bruger" og "ejer".
Administrator
Der er fire typer administratorer: brugeradministrator, maskinadministrator, netværksadministrator og filadministrator.
Deres hovedopgave er at foretage indstillinger for betjening af printeren. Adgangsrettighederne afhænger af administratortypen. Administratorer kan ikke udføre almindelige handlinger såsom udskrivning.
Supervisor
Der er kun én supervisor. Supervisoren kan angive passwords for administratorerne. En supervisor er ikke påkrævet ved almindelig betjening, da administratorerne kan angive deres egne password.
Brg.
Brugere anvender printeren til almindelige handlinger såsom udskrivning.
Ejer
En bruger, som har registreret filer under printerfunktionen eller andre funktioner, kaldes en ejer.