Пропустить заголовок
 

Хранение данных

В этом разделе приводится инструкция по сохранению данных на Сервере Документов.

Важно

  • Документ, открытый с помощью правильного пароля, остается доступным даже после завершения всех операций с ним, и, следовательно, может быть использован другими пользователями. По окончании работы с документом обязательно нажмите кнопку [Перезапуск] для высвобождения документа.

  • Имя пользователя, указанное вместе с документом, сохраненным на Сервере Документов, используется для идентификации автора документа и его типа. Она не предназначено для защиты конфиденциальных документов от других пользователей.

  • При включении передачи факса или сканирования на сканере убедитесь, что все остальные операции завершены.

Имя файла

Отсканированному документу автоматически назначается имя файла, например, "COPY0001" и "COPY0002". Имя файла можно изменить.

Имя пользователя

Для идентификации пользователя или группы пользователей, которые сохраняют документы, можно зарегистрировать имя пользователя. Чтобы назначить его, выберите имя пользователя из зарегистрированных в адресной книге или введите имя напрямую. В зависимости от настроек безопасности вместо [Имя польз.] может отображаться [Прив.доступа].

Для получения подробных сведений об адресной книге см. руководство «Подсоединение аппарата/Настройки системы».

Пароль

Для предотвращения несанкционированной печати можно указать пароль для любого сохраненного документа. Защищенный документ будет доступен только после ввода правильного пароля. Документы с установленными паролями помечены символом замка слева от имени файла.

1Нажмите кнопку [Начальный экран] в верхней левой части панели управления, затем нажмите значок [Сервер Документов] на экране.

Иллюстрация клавиши "Начальный экран"

2Нажмите [К экрану сканир.].

3Нажмите [Цел. папка д. сохр.].

4Укажите папку, в которой будет сохранен документ, и нажмите [OK].

5Нажмите [Имя пользов.].

6Укажите имя пользователя и нажмите кнопку [OK].

В списке выводятся зарегистрированные в адресной книге имена пользователей. Чтобы ввести имя, не показанное на экране, нажмите кнопку [Ручн.ввод] и введите имя пользователя.

7Нажмите кнопку [Имя файла].

8Введите имя файла, а затем нажмите [ОК].

9Нажмите [Пароль].

10С помощью цифровых клавиш введите пароль и нажмите кнопку [OK].

В качестве пароля можно использовать от 4 до 8 цифр.

11Введите еще раз пароль (для проверки) и нажмите кнопку [OK].

12Разместите оригинал.

13Укажите условия сканирования оригинала.

14Нажмите клавишу [Start].

Выполняется сканирование оригинала. Документ будет сохранен на Сервере Документов.

По окончании сканирования будет выведен список папок. Если список не появляется, нажмите кнопку [Заверш.сканир.].

Примечание

  • Для получения подробных сведений о кнопках на экране Сервер документов см. руководство "Начало работы".

  • Чтобы остановить сканирование, нажмите клавишу [Стоп]. Чтобы перезапустить приостановленное задание сканирования, нажмите кнопку [Продолжить] на экране подтверждения. Чтобы удалить сохраненные изображения и отменить задание, нажмите кнопку [Отмена сканир.]. Оригиналы, размещенные в АПД, будут выгружены. Нажмите [Ряд зад.], чтобы отобразить экран [Ряд зад.]. Для получения подробных сведений см. руководство "Необходимые функции".

  • Можно опустить имя пользователя, название файла, пароль и папку, в которую будет записан документ. Имя файла будет выбрано автоматически, и документ будет записан в общую папку, если имя папки не было указано.

  • Имя файла может содержать до 20 символов. Однако в списке отображается максимум 16 символов имени файла. При превышении вышеуказанных значений будет отображено всего 15 символов имени файла.

  • Для получения подробных сведений о выборе папки см. Организация сохраненных документов с помощью папок.

  • Если АПД не удается определить формат оригинала автоматически, сканирование выполняется согласно ближайшему доступному формату.

  • Данные, сохраненные на Сервере документов, удаляются по истечении трех дней (72 часов) согласно заводским настройкам по умолчанию. Можно задать период, по истечении которого сохраненные данные будут удаляться автоматически, с помощью параметра [Автоудаление файла на Серв.док.] в меню Инструменты пользователя. Для получения подробных сведений см. руководство "Подсоединение аппарата/Настройки системы".

  • Если вы не хотите, чтобы сохраненные документы автоматически удалялись, перед сохранением документа выберите значение [Выкл.] в меню [Автоудаление файла на Серв.док.]. Если в дальнейшем выбрать значение [Вкл.], то последующие сохраненные документы будут автоматически удаляться. Для получения подробных сведений см. руководство "Подсоединение аппарата/Настройки системы".

  • Можно защитить документ, ограничив к нему доступ. Для получения подробных сведений см. Настройка разрешения на доступ к сохранённым документам.

  • Для получения подробных сведений о вводе текста см. руководство "Начало работы".