Dette afsnit forklarer begreberne "administrator", "supervisor", "bruger" og "ejer".
Administrator
Der er 4 typer administratorer for maskinen: brugeradministrator, maskinadministrator, netværksadministrator og filadministrator.
Deres hovedopgave er at foretage indstillinger for brug af maskinen. Adgangsrettighederne afhænger af administratortypen. Administratorer kan ikke udføre almindelige handlinger såsom kopiering og udskrivning.
Supervisor
Der er kun én supervisor. Supervisoren kan angive passwords for administratorerne. En supervisor er ikke påkrævet til almindelig betjening, da administratorer kan angive deres egne password.
User
Brugere kan udføre almindelige handlinger på maskinen såsom kopiering og udskrivning.
Owner
En bruger, der har registreret filer i kopi- og printer- eller andre funktioner, kaldes en ejer.