Denne delen forklarer begrepene "administrator", "systemansvarlig", "bruker" og "eier" slik de er brukt i denne håndboken.
Administrator
Det finnes 4 typer administratorer for maskinen: brukeradministrator, maskinadministrator, nettverksadministrator, og filadministrator.
Hovedrollen deres er å angi innstillingene for bruken av maskinen. Tilgangsrettighetene deres avhenger av administratortypen. Administratorer kan ikke utføre vanlige operasjoner, så som kopiering og utskrift.
Systemansvarlig
Det fins bare en systemansvarlig. Systemansvarlig kan angi administratorenes passord. For vanlige operasjoner trenger man ikke en systemansvarlig, siden administratorene kan angi sine egne passord.
Bruker
Brukere er personer som bruker maskinen til vanlige operasjoner, så som kopiering og utskrift.
Eier
En bruker som har registrert filer i maskinen under kopiering, utskrift eller andre funksjoner, kalles en eier.