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In diesem Abschnitt wird die Vorgehensweise beim Speichern von Dokumenten auf dem Document Server beschrieben.
Ein mit dem richtigen Passwort geöffnetes Dokument bleibt auch nach dem Abschluss der Arbeiten als ausgewählt bestehen, und es kann von anderen Personen eingesehen werden. Daher sollten Sie nach dem Abschluss der Arbeiten unbedingt darauf achten, dass Sie die Taste [Reset] drücken, um die Dokumentauswahl abzubrechen.
Der für ein im Document Server gespeichertes Dokument registrierte Anwendername dient dazu, den Autor und den Typ des Dokuments zu identifizieren. Er dient nicht zum Schutz wichtiger Dokumente vor anderen.
Beachten Sie, dass beim Einschalten der Faxübertragung oder beim Scannen mit dem Scanner alle anderen Vorgänge beendet wurden.
Dateiname
Dateinamen wie "COPY0001" und "COPY0002" werden eingescannten Dokumenten automatisch angehängt. Sie können den Dateinamen ändern.
Anwendername
Sie können einen Anwendernamen registrieren, um einen Anwender oder eine Anwendergruppe zu identifizieren, die die Dokumente gespeichert haben. Um einen Namen zuzuteilen, wählen Sie einen registrierten Anwendernamen aus dem Adressbuch aus, oder geben Sie den Namen direkt ein. Je nach Sicherheitseinstellung kann die Funktion [Zugriffsberechtigungen] anstelle der Funktion [Anwendername] erscheinen.
Einzelheiten zum Adressbuch finden Sie in Anschließen des Geräts/Systemeinstellungen.
Passwort
Um unerlaubtes Drucken zu vermeiden, können Sie jedem gespeicherten Dokument ein Passwort zuweisen. Der Zugriff auf ein derart geschütztes Dokument erfolgt nur durch ein eigens dafür eingegebenes Passwort. Wenn ein Passwort für das Dokument festgelegt wurde, wird das Schlosssymbol auf der linken Seite des Dateinamens angezeigt.
Drücken Sie die Taste [Home] oben links auf dem Bedienfeld und drücken Sie dann das Symbol [Document Server] auf dem Bildschirm.
Drücken Sie [Zum Scanbildschirm].
Drücken Sie auf [Zielordner z. Speich.].
Bestimmen Sie einen Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll und drücken Sie anschließend auf [OK].
Drücken Sie auf [Anwendername].
Wählen Sie einen Anwendernamen und drücken Sie dann auf [OK].
Die angezeigten Anwendernamen sind die im Adressbuch registrierten Namen. Um einen nicht im Bildschirm angezeigten Namen einzurichten, drücken Sie auf [Manuell. Eintrag] und geben Sie dann den Anwendernamen ein.
Drücken Sie auf [Dateiname].
Geben Sie einen Dateinamen ein und drücken Sie dann auf [OK].
Drücken Sie auf [Passwort].
Geben Sie ein Passwort mit den Zehnertastatur ein und drücken Sie dann auf [OK].
Sie können ein Passwort mit vier bis acht Zeichen angeben.
Geben Sie das Passwort zur Überprüfung noch einmal ein und drücken Sie dann auf [OK].
Legen Sie die Vorlage ein.
Geben Sie die Scanbedingungen der Vorlage ein.
Drücken Sie auf die Taste [Start].
Die Vorlage wird gescannt. Das Dokument wird im Document Server gespeichert.
Nach dem Scan-Vorgang wird eine Liste mit Ordnern angezeigt. Drücken Sie [Scannen beendet], wenn die Liste nicht angezeigt wird.
Weitere Informationen zu den Tasten auf dem Document-Server-Bildschirm finden Sie in Erste Schritte.
Um den Scan-Vorgang anzuhalten, drücken Sie auf die [Stop]-Taste. Um einen angehaltenen Scan-Vorgang neu zu starten, drücken Sie im Bestätigungsbildschirm auf [Weiter]. Um gespeicherte Bilder zu löschen und den Job abzubrechen, drücken Sie auf [Jobliste]. Die in den ADF eingelegte Vorlage wird ausgeworfen. Drücken Sie auf [Jobliste], um den Bildschirm [Jobliste] anzuzeigen. Einzelheiten finden Sie im Handbuch Nützliche Funktionen.
Sie können Anwendername, Dateiname, Passwort und den Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll, auslassen. Ein Dateiname wird automatisch bestimmt und das Dokument wird im freigegebenen Ordner gespeichert, wenn Sie keinen Ordner angeben, in dem es gespeichert werden soll.
Sie können einen Dateinamen mit bis zu 20 Zeichen eingeben. In der Liste werden jedoch Dateinamen mit bis zu 16 Zeichen angezeigt. Bei der Überschreitung der oben genannten Werte wird der Dateiname in der Liste mit bis zu 15 Zeichen angezeigt.
Weitere Informationen zum Festlegen eines Ordners finden Sie auf Gespeicherte Dokumente mithilfe der Ordner sortieren.
Wenn der ADF das Format einer Vorlage nicht automatisch erkennen kann, wird der Scan mit dem nächsten verfügbaren Format durchgeführt.
Im Document Server gespeicherte Daten werden gemäß Werkseinstellung nach drei Tagen (72 Stunden) gelöscht. Sie können den Zeitraum, nach dem gespeicherte Daten automatisch gelöscht werden, unter [Datei auto. im Doc. Server löschen] im Anwenderprogramm festlegen. Einzelheiten finden Sie im Handbuch Anschließen des Geräts/Systemeinstellungen im Abschnitt über die Administrator-Tools.
Wenn gespeicherte Dokumente automatisch gelöscht werden sollen, wählen Sie vor dem Speichern eines Dokuments [Aus] unter [Datei auto. im Doc. Server löschen]. Wenn Sie später [Ein] wählen, werden gespeicherte Daten automatisch gelöscht. Einzelheiten finden Sie im Handbuch Anschließen des Geräts/Systemeinstellungen im Abschnitt über die Administrator-Tools.
Sie können Dokumente durch Zugriffbeschränkungen schützen. Einzelheiten siehe Festlegen der Zugriffsrechte für gespeicherte Dokumente.
Weitere Informationen zur Texteingabe finden Sie in Erste Schritte.
