Memorizzazione dati
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Questa sezione descrive la procedura per la memorizzazione dei documenti nel Document server.
Quando si accede ad un documento tramite la password corretta, il documento rimane selezionato anche dopo aver completato le operazioni, ed è possibile che altri utenti possano accedervi. Completate le operazioni, accertarsi di premere il tasto [Reset] per annullare la selezione del documento.
I nomi utente registrati in un documento memorizzato nel Document server servono per identificare gli autori e il tipo di documento. I nomi utente non servono per proteggere i documenti da persone non autorizzate.
Quando si attiva la trasmissione fax o l'acquisizione tramite scanner, verificare che tutte le altre operazioni siano terminate.
Nome file
Un nome file, ad esempio "COPY0001" e "COPY0002", viene attribuito automaticamente al documento scansito. È possibile modificare il nome file.
Nome utente
È possibile registrare un nome utente per identificare l'utente o il gruppo di utenti che memorizza i documenti. Per attribuirlo, selezionare un nome registrato nella Rubrica, oppure inserire direttamente il nome. A seconda delle impostazioni di sicurezza, potrebbe comparire [Privilegi d'accesso] al posto di [Nome utente].
Per informazioni dettagliate sulla rubrica, vedere Collegamento della macchina/Impostazioni di sistema.
Password
Per impedire stampe non autorizzate, è possibile specificare una password per ogni documento memorizzato. È possibile accedere ad un documento protetto solo se è stata inserita la relativa password. Se è stata specificata una password, l'icona del lucchetto appare sul lato sinistro del nome del file.
Premere il tasto [Home] in alto a sinistra nel pannello di controllo, quindi l'icona [Document server] sulla schermata.
Premere [Schermata scansione].
Premere [Cartella dest.memor.].
Specificare una cartella in cui archiviare il documento, quindi premere [OK].
Premere [Nome utente].
Specificare un nome utente e premere [OK].
I nomi utente mostrati sono i nomi registrati nella Rubrica. Per specificare un nome non visualizzato sulla schermata, premere [Inser. manuale] e inserire un nome utente.
Premere [Nome file].
Inserire un nome file e premere [OK].
Premere [Password].
Digitare la password utilizzando i tasti numerici e premere [OK].
È possibile utilizzare da quattro a otto cifre per la password.
Per verificare, digitare nuovamente la password e premere [OK].
Posizionare l'originale.
Specificare le impostazioni per la scansione dell'originale.
Premere il tasto [Avvio].
L'originale viene scansito. Il documento è registrato nel Document server.
Dopo la scansione, viene visualizzata una lista di cartelle. Se la lista non appare, premere [Fine scansione].
Per informazioni sui tasti visualizzati nella schermata Document server, vedere Prima di iniziare.
Per interrompere la scansione, premere il tasto [Stop]. Per riprendere un processo di scansione in pausa, premere [Continua] nella schermata di conferma. Per eliminare le immagini salvate ed annullare il lavoro, premere [Annulla scansione]. L'originale nell'ADF sarà espulso. Premere [Elenco lav.] per visualizzare la schermata [Elenco lav.]. Per informazioni, vedere Funzioni utili.
Si può omettere il nome utente, il nome file, la password e la cartella in cui archiviare il documento. Un nome file viene specificato in automatico e il documento viene archiviato nella cartella condivisa, se non si specifica una cartella in cui archiviarlo.
È possibile inserire fino a 20 caratteri per il nome di un file. Tuttavia, nell'elenco vengono visualizzati fino a 16 caratteri per il nome del file. Se i limiti indicati sopra vengono superati, la lista visualizzerà fino a 15 caratteri per il nome del file.
Per informazioni dettagliate su come specificare una cartella, vedere Organizzare i documenti archiviati utilizzando le cartelle.
Se l'ADF non è in grado di rilevare automaticamente il formato di un originale, la scansione sarà effettuata nel formato più simile a disposizione.
I dati memorizzati nel Document server sono impostati per essere cancellati dopo tre giorni (72 ore) per impostazione predefinita. È possibile specificare il periodo dopo il quale i dati memorizzati vengono cancellati automaticamente in [Elimina auto file nel Document server] in Strumenti utente. Per informazioni, vedere Collegamento della macchina/Impostazioni di sistema.
Se non si desidera che i documenti memorizzati siano cancellati automaticamente, selezionare [Disattivo] in [Elimina auto file nel Document server] prima di memorizzare un documento. Se in seguito si seleziona [Attivo], i dati memorizzati successivamente saranno cancellati automaticamente. Per informazioni, vedere Collegamento della macchina/Impostazioni di sistema.
È possibile proteggere i documenti limitando l'accesso. Per informazioni, vedere Specificare l'autorizzazione all'accesso ai documenti memorizzati.
Per informazioni su come inserire il testo, vedere Prima di iniziare.
