Emmagatzemar dades

A continuació es descriu el procediment per emmagatzemar documents al Document Server.

Les dades emmagatzemades a la màquina es podrien perdre si es produeix un error. El fabricant no es responsabilitzarà de cap dany que es produeixi com a conseqüència de la pèrdua de dades.
Heu de procurar que ningú conegui la vostra contrasenya, especialment quan la introduïu o la registreu. Les còpies de la vostra contrasenya han d'estar en un lloc segur.
Heu d'evitar l'ús repetit d'un únic número o números consecutius per a la contrasenya, com ara "0000" o "1234", perquè aquest tipus de número és fàcil d'endevinar i, per tant, no proporciona un nivell de seguretat fiable.
Un document al qual s'accedeix amb una contrasenya correcta romandrà seleccionat, fins i tot després que les operacions hagin finalitzat, i altres usuaris hi podran accedir. Després de finalitzar l'operació, assegureu-vos que premeu la tecla [Esborra modes] per cancel·lar la selecció del document.
El nom d'usuari registrat a un document emmagatzemat al Document Server serveix per identificar-ne el creador i el tipus de document. No serveix per protegir documents confidencials d'altres usuaris.
Quan activeu la transmissió per fax o escanegeu amb l'escàner, assegureu-vos que totes les altres operacions estiguin finalitzades.

Nom del fitxer

Al document escanejat se li assigna un nom automàticament, com ara "COPY0001" o "COPY0002". Podeu canviar el nom del document.

Nom de l'usuari

Podeu registrar un nom d'usuari per identificar l'usuari o grup d'usuaris que van emmagatzemar els documents. Per assignar-lo, seleccioneu el nom d'usuari registrat a l'agenda o introduïu el nom directament.

Contrasenya

Per evitar que es facin impressions sense autorització, podeu fixar una contrasenya per a tots els documents emmagatzemats. Només es pot accedir a un document protegit introduint-hi la contrasenya. Si es fixa una contrasenya per al document, apareix una icona de clau al costat dels documents.

Premeu la tecla [Document Server].
Premeu [Escaneja l'original].
En cas necessari, introduïu un nom d'usuari, un nom de fitxer i una contrasenya.
Quan no es canvia el nom d'un fitxer, el nom es fixa automàticament.
Col·loqueu l'original.
Especifiqueu les condicions d'escaneig de l'original.
Premeu la tecla [Inici].
S'escaneja l'original. El document es desa al Document Server.

Introduïu una contrasenya que tingui entre quatre i vuit dígits.
Per aturar l'escaneig, premeu la tecla [Esborra/Atura't]. Per reiniciar una tasca d'escaneig aturada, premeu [Continua] a la pantalla de confirmació. Per esborrar imatges emmagatzemades i cancel·lar la tasca, premeu [Atura't]. L'original que hi ha a l'ADF s'expulsarà.
Si es fixa una contrasenya, la icona de clau apareix a la part esquerra del nom del fitxer.
Després de l'escaneig, apareixerà una llista dels documents emmagatzemats. Si no apareix la llista, premeu [Finalitza escaneig].
Per defecte, les dades emmagatzemades al Document Server s'esborraran tres dies després (72 hores). A Supr. auto fitxer Document Server, a Eines de l'usuari, podeu especificar el període després del qual s'esborraran automàticament les dades emmagatzemades. Vegeu el Manual de referència de la configuració del sistema i la xarxa.
Si no voleu que els documents emmagatzemats s'esborrin automàticament, seleccioneu [Inactiu] a Supr. auto fitxer Document Server abans d'emmagatzemar-los. Si després seleccioneu [Actiu], les dades que s'emmagatzemin posteriorment s'esborraran automàticament.
Quan emmagatzemeu un altre document al Document Server després d'emmagatzemar-ne un des de la funció de còpia, heu d'assegurar-vos que la còpia s'ha completat.
Si l'ADF no pot detectar el format d'un original automàticament, l'escaneig es durà a terme amb el format disponible més proper.
Segons la configuració de seguretat, pot ser que aparegui [Privilegis d'accés] en lloc de [Nom de l'usuari]. Per obtenir més informació sobre l'especificació dels [Privilegis d'accés], consulteu l'administrador.
Si voleu més informació sobre com introduir text, consulteu el manual Sobre la màquina.

Temes relacionats

Especificar un nom d'usuari
Especificar un nom de fitxer
Especificar una contrasenya