A Recepção Substituta é utilizada quando o equipamento não pode imprimir quaisquer documentos de fax.
Os documentos de fax recebidos ao utilizar a Recepção Substituta são guardados na memória e não impressos. Os documentos de fax recebidos ao utilizar a Recepção Substituta são automaticamente impressos quando a condição que fez com que o equipamento utilizasse a Recepção Substituta é rectificada.
Dependendo do motivo pelo qual o equipamento não consegue imprimir, a Recepção Substituta poderá ser utilizada para todos os documentos de fax recebidos ou apenas para os documentos que correspondam a uma condição especificada nos Parâmetros do Utilizador, no menu Funções de Fax.
O indicador Ficheiro em memória acende para o informar quando forem recebidos documentos de fax utilizando a Recepção Substituta.

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A recepção pode não ser efectuada se não houver memória livre suficiente.
Se a memória livre alcançar 0% durante a Recepção Substituta, deixa de ser possível receber quaisquer documentos e a comunicação actual é terminada.
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Quando é recebido um documento de fax depois de seleccionar “Guardar (Notificar)” ou “Guardar (Notificar)” para Definição de Ficheiro de Recepção no menu Funções de Fax, o indicador Ficheiro em memória acende. Para obter informações sobre a Definição de Ficheiro de Recepção, consulte "Definição de Ficheiro de Recepção".
O indicador Ficheiro em memória poderá acender mesmo durante a recepção de documentos utilizando a Recepção Imediata.