Speichern von Daten
Nachfolgend wird die Vorgehensweise zum Speichern von Dokumenten auf dem Document Server beschrieben.
Die auf dem Gerät gespeicherten Daten können bei auftretenden Störungen verloren gehen. Der Hersteller haftet nicht für Schäden, die auf Datenverlust zurückzuführen sind.
Achten Sie darauf, niemanden Ihr Passwort preiszugeben, insbesondere dann nicht, wenn Sie dabei sind, Ihr Passwort einzugeben oder zu speichern. Sie sollten Ihr Passwort stets an einem sicheren Ort aufbewahren.
Vermeiden Sie das Verwenden einer einzigen Ziffer oder fortlaufender Nummern in Ihrem Passwort, z. B. "0000" oder "1234", da solche Zahlenfolgen leicht erraten werden und daher kein adäquates Sicherheitsniveau bieten können.
Ein mit dem richtigen Passwort geöffnetes Dokument bleibt auch nach dem Abschluss der Arbeiten als ausgewählt bestehen, und es kann von anderen Personen eingesehen werden. Daher sollten Sie nach dem Abschluss der Arbeiten unbedingt darauf achten, dass Sie die [Modi Löschen]-Taste drücken, um die Dokumentenauswahl abzubrechen.
Der auf dem Document Server im Dokument registrierte Anwendername dient dazu, den Autor und den Typ des Dokuments zu identifizieren. Er dient nicht zum Schutz wichtiger Dokumente vor anderen.
Beachten Sie, dass beim Einschalten der Faxübertragung oder beim Scannen mit dem Scanner alle anderen Vorgänge beendet wurden.
Dateiname
Dokumentennamen wie "COPY0001" und "COPY0002" werden eingescannten Dokumenten automatisch angehängt. Sie können den Dokumentennamen ändern.
Anwendername
Sie können einen Anwendernamen registrieren, um einen Anwender oder eine Anwendergruppe zu identifizieren, die die Dokumente gespeichert haben. Um einen Namen zuzuteilen, wählen Sie einen registrierten Anwendernamen aus dem Adressbuch aus, oder geben Sie den Namen direkt ein.
Passwort
Um unerlaubtes Drucken zu vermeiden, können Sie jedem gespeicherten Dokument ein Passwort zuweisen. Der Zugriff auf derart geschütztes Dokument erfolgt nur durch ein eigens dafür eingegebenes Passwort. Wenn also einem Dokument ein Passwort zugewiesen wurde, erscheint das Schlosssymbol neben dem des Dokuments.
Drücken Sie auf die [Document Server]-Taste.
Drücken Sie auf [Vorlage einscannen].
Geben Sie einen Anwendernamen, einen Dateinamen und falls erforderlich, ein Passwort ein.
Wenn der Dateiname nicht geändert wurde, wird der Name automatisch eingestellt.
Legen Sie die Vorlage ein.
Geben Sie die Scanbedingungen der Vorlage ein.
Drücken Sie auf die [Start]-Taste.
Die Vorlage wird eingescannt. Das Dokument wird auf dem Document Server gespeichert.
Geben Sie das Passwort mit einer Länge von vier bis acht Zeichen ein.
Um das Einscannen zu stoppen, drücken Sie auf [Löschen/Stopp]-Taste. Um einen angehaltenen Scan-Vorgang neu zu starten, drücken Sie auf [Weiter] in der Bestätigungsanzeige. Um gespeicherte Bilder zu löschen und den Job abzubrechen, drücken Sie auf [Stop]. Die in den ADF eingelegte Vorlage wird ausgeworfen.
Wenn ein Passwort eingerichtet wurde, erscheint das Schlüsselsymbol auf der linken Seite des Dateinamens.
Nach dem Scanvorgang wird eine Liste gespeicherter Dokumente angezeigt. Drücken Sie [Scannen beendet], wenn die Liste nicht angezeigt wird.
Der Document Server ist so eingestellt, dass gespeicherte Daten standardmäßig nach drei Tagen (72 Stunden) gelöscht werden. Sie können die Zeitspanne, nach der gespeicherte Daten automatisch gelöscht werden, unter Datei auto. im Doc. Server löschen im Anwenderprogramm festlegen. Einzelheiten dazu finden Sie in der Netzwerkanleitung und den Systemeinstellungen.
Wenn Sie nicht möchten, dass gespeicherte Dokumente automatisch gelöscht werden, wählen Sie vor dem Speichern eines Dokuments die Funktion [Aus] unter Datei Automatisch Löschen auf dem Document Server. Wenn Sie später [Ein] wählen, werden gespeicherte Daten automatisch gelöscht.
Wenn Sie nach dem Speichern eines mit der Kopierfunktion erstellten Dokuments ein anderes Dokument auf dem Document Server speichern, vergewissern Sie sich, dass der Kopiervorgang abgeschlossen wurde.
Je nach Sicherheitseinstellung kann die Funktion [Zugriffsprivilegien] anstelle der Funktion [Anwendername] erscheinen. Für weitere Einzelheiten über die Spezifizierung von [Zugriffsprivilegien] kontaktieren Sie den Administrator.
Weitere Einzelheiten über die Eingabe von Text finden Sie im Handbuch Über dieses Gerät.
