Esta secção explica os termos "administrador", "supervisor", "utilizador" e proprietário" tal como são utilizados neste manual.
Administrador
Existem 4 tipos de administradores do equipamento: administrador de utilizadores, administrador do equipamento, administrador de rede e administrador de ficheiros.
A sua principal função consiste em especificar as definições de utilização do equipamento. Os seus privilégios de acesso variam consoante o tipo de administrador. Os administradores não podem realizar operações habituais, como copiar e imprimir.
Supervisor
Existe apenas um supervisor. O supervisor pode especificar a palavra-passe de cada administrador. Não é necessário um supervisor para as operações habituais, uma vez que os administradores podem especificar as respetivas palavras-passe.
Utilizador
Os utilizadores são pessoas que utilizam o equipamento para realizar operações habituais, como copiar e imprimir.
Proprietário
Um proprietário é um utilizador que registou ficheiros no equipamento através das funções de copiador, impressora ou outra.